Manuel Utilisateur DiaLOG

V09.001

(09/12/2013)

DiaLOG V09.001

Interface utilisateur du logiciel de gestion

Aspect des écrans

Tous les écrans comportent de haut en bas:

• Un bandeau d’entête avec :

  • le nom et le numéro du site de travail (pour un système multi-site)

  • le nom de l’opérateur connecté

  • un sélecteur de choix de langue utilisée dans l’interface

  • trois icônes :

    • : retour à la page d’accueil et au tableau de bord

    • : déconnexion du l’utilisateur courant et identification/authentification d’un nouvel utilisateur

    • : accès à l’aide en ligne

• Une zone de présentation de menus, immédiatement au-dessous du bandeau

• Un guide opérateur qui décrit l’enchaînement des actions de navigation précédentes

• Une zone de travail

• Un pied de page avec lla version-révision du logiciel, sa date de création, le pays d’installation et les mentions légales

Utilisateur:

Un utilisateur (ou opérateur) s’identifie en introduisant son nom et s’authentifie à l’aide de son mot de passe. Un utilisateur autorisé possède des droits qui lui permettent éventuellement:

• d’accéder à tout ou partie des menus et fonctions sous-jacentes

• d’accéder aux données en lecture et éventuellement en écriture

• d’effectuer certaines actions spécifiques

Les menus et fonctions sont proposés en tenant compte du profil de l’utilisateur courant. De même, si un groupe de sites et/ou un site ont été affectés à l'utilisateur, au niveau exploitation l'accès est limité aux informations et au contrôle des sites indiqués.

Note : sur un système multi-site, le site de travail est initialisé avec le site de travail de l’utilisateur lors de sa précédente session.

Langue :

La langue utilisée par l’interface s’adapte en fonction de l’utilisateur connecté mais peut être modifiée dynamiquement à l’aide du sélecteur quel que soit l’état de la navigation.

Note : la langue et le pays d’installation ne sont pas liés; toutes les langues sont potentiellement utilisables quel que soit le pays.

Menus :

Les menus suivants peuvent être proposés :

Le passage du pointeur sur les titres de menu induit la présentation d’une liste déroulante des fonctions accessibles; de même le passage du pointeur sur les fonctions donne accès aux sous-fonctions disponibles.

Zone de travail :

La zone de travail peut se présenter sous deux formats standards (« Liste » ou « Fiche ») ou des formats spécifiques (exemple : tableau de bord, rapports) qui font l’objet d’une aide dédiée.

Dans les formats standard, la partie supérieure de la zone est occupée par un menu de fonctions (les fonctions sont accessibles suivant le contexte et les droits de l’utilisateur) :

Zone de travail « liste »:

Présente la liste des éléments d’une table après application d’un filtre éventuel ; pour chaque élément de la liste l’icône donne accès au détail des données sous forme d’une fiche.

Les données de la table sur lesquelles peut s’opérer un filtrage sont présentées dans la partie supérieure sous le menu de fonction.

Après définition des données du filtre (une ou plusieurs), celui-ci est appliqué sur la table à l’aide de la touche ‘Filtrer’ ; la touche ‘Effacer filtre’ permet de réinitialiser les données du filtre pour en créer un nouveau ou accéder à toutes les données de la table (filtre vide).

Sur la ligne de titre de la liste, pour chaque colonne l’icône permet de commander un tri ascendant ou descendant sur la valeur alphabétique de cette colonne (le sens est modifié lors de chaque activation). S’il y a lieu, la colonne dont le titre est mis en évidence est celle sur laquelle le tri a été effectué.

Note sur les listes :

lorsque le nombre d’éléments à afficher d’une liste peut être défini dans le filtre (initialisé par défaut avec le paramètre fonctionnel ‘Nombre d'enregistrements affichés par écran après filtrage’ mais modifiable) et que le nombre d’éléments trouvés dépasse cette limite, l’affichage s’effectue par blocs et quatre touches permettent de circuler de bloc en bloc (début de liste, bloc précédent, bloc suivant, fin de liste).

Les caractéristiques de l’affichage courant sont indiquées sous la forme « n enregistrements affichés (x à y) sur N enregistrements trouvés ». Une demande de tri, formulée avec l’icône située sur la ligne de titre, réinitialise l’affichage sur le premier bloc défini après ce tri; ensuite ce critère de tri est conservé tant que la touche ‘Filtrer’ n’est pas activée ou qu’un tri n’est pas requis sur une autre colonne.

Note sur les filtres :

• Les champs numériques et alphanumériques peuvent être filtrés en utilisant le caractère joker ‘*’ (étoile) en début et/ou fin de chaine ou le caractère ‘_’ (souligné) pour remplacer un caractère. Le filtre n’est pas sensible aux majuscules/minuscules.

Exemple : avec ‘*85’ on filtre tous les champs qui se terminent par ‘85’ ; avec ‘*w*’ on filtre tous les champs qui comportent la lettre ‘w’ (majuscule ou minuscule); avec ‘___’ (3 soulignés) on filtre les champs de 3 caractères ; avec '_9' (souligné + 9) on filtre les champs de 2 caractères qui se terminent par 9 ; avec ‘Pierre’ on filtre le champ qui contient exactement cette chaîne.

• Les champs date-heure comportent deux valeurs ‘début’ et ‘fin’ qui permettent de définir une plage. Pour filtrer sur une journée, il faut indiquer cette journée sur les deux valeurs et modifier l’heure de la valeur de fin. Pour rechercher exactement une date heure, il faut indiquer celle-ci comme valeur de début sans valeur de fin.

Zone de travail « fiche »:

présente les données (ou champs) de l’élément choisi de la table (exemple : fiche d’un véhicule); par commodité, les champs sont organisés en groupes identifiés par un titre mis en évidence. Une fiche peut permettre ou non la saisie de données dans tout ou partie de ses champs. Suivant le contexte ou les droits de l’utilisateur courant, tous les champs peuvent ne pas être présentés. Sur les fiches, l’icône permet une navigation contextuelle. Certains champs peuvent apparaître/disparaître suivant la valeur affectée à un autre champ.

Accès direct aux autres fiches : au centre de l’écran (juste au dessus du menu de fonctions), une liste déroulante peut permettre un accès direct à tout ou partie des fiches de la liste retenues par le filtrage initial; les fiches accessibles sont comprises dans une fenêtre glissante de part et d’autre de la fiche courante. Lorsque le nombre de fiches résultant du filtrage est trop important (supérieur à 20 pour les transactions ou à 200 dans les autres cas), l’accès direct n’est pas possible: éventuellement les critères de filtrage peuvent être affinés.

Saisies sur les fiches – indication d’erreur:

Pour tous les champs introduits ou modifiés, DiaLOG effectue des contrôles sur :

• le type de la donnée introduite (nombre, chaîne de caractères, etc.)

• la présence des champs obligatoires.

• la cohérence de la donnée

Ce dernier contrôle peut déboucher sur une simple mise en garde (message du type ‘ATTENTION : …) et la donnée introduite sera acceptée ou sur un refus de la donnée qui doit impérativement être modifiée.

Note : les caractères espaces placés en tête ou fin de données introduites sont automatiquement ôtés par le système.

Navigation:

Dans tous les cas, l’icône permet une navigation contextuelle et donne accès aux informations dans le mode adapté (lecture seule ou lecture/écriture). La fonction ‘Retour’ de l’interface logiciel ou du navigateur permet de revenir aux étapes antérieures de navigation. La fonction ‘Suite/Forward’ du navigateur est également utilisable, ainsi que le guide opérateur.

Gestion de l'affichage des filtres et groupes:

Les icônes +/- situés à droite des titres des filtres et groupes des fiches permettent le cas échéant de déployer ou replier le filtre ou groupe pour en afficher ou non les données. L'état de l'affichage est mémorisé et réutilisé lors des consultations ultérieures (Note: cette fonction utilise les cookies gérés par le navigateur). Cette fonction est contrôlée avec le paramètre fonctionnel 'Contrôle de l'affichage des filtres et groupes de données'.

Date et opérateur de création/modification:

Au dessus du menu de fonction inférieur, sont indiqués les noms des opérateurs et la date pour les opérations de création et de modification de la fiche courante en prenant en compte les éventuelles modifications des fiches qui lui sont reliées (par exemple: identifiant d'un véhicule, quota produit, préventifs, etc.).

Utilisation de l’aide DiaLOG

Vous pouvez accéder aux écrans d’aide à partir des icônes suivantes :

1. à droite du bandeau d’entête des écrans :

• depuis la page d’accueil: sommaire de l’aide

• dans les autres cas: accès à l’aide concernant la fiche présentée si disponible (sinon retour au sommaire de l’aide)

2. dans les fiches à gauche de certains titres d’un groupe d’informations : accès direct à l’aide relative au groupe

3. dans les fiches à droite de certains champs : accès direct à l’aide relative au champ

Lorsqu’une fenêtre d’aide est ouverte, son contenu est automatiquement mis à jour en fonction de la navigation ; pour interrompre l’affichage de l’aide, il suffit de fermer la fenêtre dédiée.

L'aide DiaLOG propose, en sus de l'aide contextuelle:

• un glossaire des termes spécifiques utilisés dans ce document

• une liste de questions-réponses classées, dans lesquelles vous pourrez trouver la manière de faire supporter par DiaLOG des fonctionnalités particulières que vous souhaitez mettre en œuvre:

• Conducteurs

• Véhicules

• Véhicules & conducteurs

• Transactions

• Produits & stocks produit

• Opérateurs

• Contrôle station

• Evénements et alertes

• Rapports/exports automatiques

• Préventifs

• Revente & comptes clients

• Base de données

• Divers

Tableau de bord (État site)

La première partie du tableau de bord présente le taux d'occupation mémoire du système (visible seulement lorsque celui-ci a dépassé un seuil d'alerte fixé dans les paramètres fonctionnels). Lorsque l'opérateur possède les droits adéquat, une touche de fonction permet d'effectuer une purge conditionnelle des transactions. Si le taux d'occupation mémoire dépasse un seuil d'arrêt fixé dans les paramètres fonctionnels, la suite du tableau de bord n'est pas affichée.

La suite du tableau de bord présente un résumé des informations relatives au site de travail (ou site courant) choisi (ou au site lorsqu’il est unique). Le choix de ce site de travail, lorsqu’il est possible, s’effectue avec la liste déroulante correspondante située en haut de la zone de travail. Lorsque des sites sont explicitement affectés à l'opérateur connecté, seuls ces sites sont présentés dans la liste de choix.

Note : un opérateur retrouve automatiquement le site de travail désigné lors de sa précédente session.

Le tableau de bord est affiché comme page d’accueil, on peut donc le retrouver facilement à tout moment en cliquant sur l’icône située à droite du bandeau d’entête des écrans.

Les informations présentées sont les suivantes (voir également ‘État site’):

• état de la sauvegarde base de données
  La sauvegarde s'effectue soit sur un média dédié (clef USB), soit sur un serveur spécifié; affichage uniquement si la sauvegarde (tous types) date de plus de 2 jours et/ou la copie sur PC de plus de 7 jours (avec média dédié):

• sauvegarde sur le terminal : donne la date de la dernière sauvegarde effectuée localement (sauvegarde automatique ou manuelle) lorsqu'un média spécifique est utilisé (clef USB)

• copie sur le PC utilisé : donne la date de la dernière copie du fichier de sauvegarde sur le PC (commande manuelle); cette information est absente lorsqu'une copie sur serveur de backup est définie

• copie sur le serveur de backup: donne la date de production (sauvegarde) du dernier fichier copié sur le serveur de backup lorsqu'il est défini (commande automatique ou manuelle). Cette information est la seule à apparaître en cas de sauvegarde sur serveur.

• La couleur de l'indicateur est significative de la durée qui sépare l’action de la date courante :

  • vert : moins de 3 jours

  • orange : plus de 7 jours (pour copie sur PC)

  • rouge clignotant : plus de 3 jours (pour copie sur serveur) ou plus de 14 jours (pour copie sur PC)

Note : une touche de fonction est présentée lorsque l’une ou l’autre des actions date de plus de 3 jours ou n’a jamais été effectuée. Elle donne accès aux commandes manuelles de sauvegarde et copie sur serveur (si sauvegarde sur média).

• alertes

  (uniquement si des alertes sont déclenchées et suivant configuration des évènements/alertes)

  Le niveau surligné en rouge indique une alerte critique.

  La colonne 'Acquittée' présente un bouton qui permet d'acquitter l'alerte ou indique le nom de l'opérateur et la date-heure d'acquittement (accès direct possible)

  L’icône placée en première colonne de chaque alerte donne accès à ses caractéristiques détaillées.

  Lorsque l'alerte est accompagnée d'une référence de fichier, celui-ci est accessible par l'intermédiaire d'un lien placé dans la colonne 'Alerte'.

  L’icône située dans le titre du tableau donne accès à la liste complète des alertes.

  Le nombre d'alertes à acquitter indiqué sous le tableau donne accès direct à la liste des alertes à acquitter.

  Note : cet affichage est absent lorsque le paramètre fonctionnel 'Nombre d'alertes affichées sur tableau de bord' est fixé à 0 (mis à 10 par défaut). Les alertes affichées ont été déclenchées depuis le nombre de jours antérieurs défini par le paramètre fonctionnel 'Antériorité des alertes affichées sur tableau de bord'; lorsque ce paramètre est nul (valeur par défaut), seules les alertes du jour sont donc affichées.

• préventifs

  (uniquement si des préventifs font l'objet d'un avertissement et/ou sont échus et suivant configuration des préventifs).

  L'état surligné en orange indique un préventif échu sans blocage induit, tandis que l'état surligné en rouge indique un préventif échu induisant un blocage.

  L’icône placée en première colonne donne accès à l'état courant détaillé du préventif ainsi qu'à son historique.

  La colonne 'Acquittement' présente un bouton qui permet d'acquitter les préventifs échus susceptibles d'être acquittés sur le serveur; la mention '(Sur terminal)' indique que l'acquittement peut-être introduit sur un terminal.

  L’icône située dans le titre du tableau donne accès à la liste complète des préventifs.

  Le nombre de préventifs à acquitter indiqué sous le tableau donne accès direct à la liste des préventifs susceptibles d'être acquittés sur le serveur.

  Note : cet affichage est absent lorsque le paramètre fonctionnel 'Nombre de préventifs échus affichés sur tableau de bord' est fixé à 0 (mis à 10 par défaut).

• stocks carburant comptables
  (et physiques si jauges reliées sur les cuves concernées) :

• par produit sous forme graphique (un affichage alpha numérique peut être obtenu en modifiant le paramètre fonctionnel correspondant) ; l’icône sur la barre de titre donne accès à la liste des états cuve par produit. Les conventions d’affichage sont les mêmes que pour les stocks par cuve (voir. ci-dessous).

Note1 : l’affichage par produit est présenté uniquement si le site courant est équipé de plus d’une cuve renfermant un même produit(qu’elles soient groupées ou non).

Note2 : les alarmes présentées sont la combinaison des alarmes liées à chaque cuve contenant un même produit (si une alarme est présente sur au moins une des cuves, elle est donc affichée)

• par groupe de cuves sous forme graphique (un affichage alpha numérique peut être obtenu en modifiant le paramètre fonctionnel correspondant) ; l’icône sur la barre de titre donne accès à la liste des états cuve par groupe. Les conventions d’affichage sont les mêmes que pour les stocks par cuve (voir. Ci-dessous).

  Note1 : l’affichage par groupe est présenté uniquement si le site courant comprend un/des groupe(s) de cuves.

  Note2 : les alarmes présentées sont la combinaison des alarmes liées à chaque cuve du groupe (si une alarme est présente sur au moins une des cuves, elle est donc affichée)

• par cuve sous forme graphique (un affichage alphanumérique peut être obtenu en modifiant le paramètre fonctionnel correspondant). L’icône sur la barre de titre donne accès à la liste des états cuve ; un clic sur la référence cuve donne accès directement à l’état détaillé de cette cuve.

  Note: la valeur financière du stock est indiquée lorsque le paramètre fonctionnel correspondant ('Prix unitaire & prix moyen pondéré') est activé.

• A droite de la barre de titre du tableau, sur un système multi-site, l'hyperlien '(Tous les sites)' permet d'obtenir, sur le tableau de bord, l'affichage des données stock relatives à l'ensemble des sites ou aux sites affectés à l'opérateur connecté si définis; l'hyperlien '(Site courant') permet de revenir à l'affichage des données stock du site courant. Cette modification d'affichage s'applique à la fois aux tableaux par produit et par cuve, ainsi qu'à l'affichage de l'historique graphique.

• Sur les tableaux :

  • lorsque le libellé produit est barré sur fond orange, cela signifie que la cuve fait l’objet d’un blocage : niveau d’arrêt comptable ou physique atteint ou niveau d’eau maximum toléré atteint (avec capteur)

  • une valeur de stock physique notée en italique indique que le capteur de mesure est hors service (la dernière valeur connue est présentée)

• Sur les graphiques (barre-graphe), la couleur de la barre horizontale est significative de la présence éventuelle d’alarme(s) relative(s) au stock :

  • vert : pas d’alarme

  • rouge : stock en alarme basse

  • noir : stock sous le niveau d’arrêt (ou niveau d’eau supérieur au niveau maximum programmé) : distribution impossible

Note 1: le passage du pointeur de souris sur une barre du graphique fait apparaître une information bulle avec le détail des éventuelles raisons d'alarme, de blocage et l'état jauge. Il n'y a pas d'information si l'état général est normal.

Note 2: lorsque les fonctions graphiques sont activées (paramètre fonctionnel 'Fonctions graphiques activées'), le passage du pointeur de souris sur les informations situées à droite d'une barre du graphique relatif à une cuve provoque l'affichage de l'historique des stocks relatif à cette cuve sous forme d'un graphique (courbe) . ATTENTION: le graphique est produit périodiquement (cf ci-dessous) et peut ne pas refléter exactement la situation présente

Note 3: lorsque le capteur de mesure du stock physique est hors service ou signale une défaillance (auto-diagnostic):

• les barres horizontales sont hachurées

• la valeur du stock physique indiquée correspond à la dernière mesure effectuée et disponible

• historique des stocks (par produit)

  Mêmes conditions et caractéristiques que pour historique des stocks par cuve (voir ci-dessous) et 'Types de stocks affichés sur tableau de bord' comprend 'Par Produit'. Un graphique est présenté uniquement pour les produits contenus dans plusieurs cuves.

• historique des stocks (par groupe de cuves)

  Mêmes conditions et caractéristiques que pour historique des stocks par cuve (voir ci-dessous) et 'Types de stocks affichés sur tableau de bord' comprend 'Par groupe de cuves'. Un graphique est présenté uniquement si un/des groupe(s) est/sont présents.

• historique des stocks (par cuve)

  (uniquement si paramètres fonctionnels 'Fonctions graphiques activées' ET 'Affichage graphique de l'historique des stocks sur le tableau de bord ' positionné ET 'Types de stocks affichés sur tableau de bord' comprend 'Par cuve') présente sous forme graphique l'historique de l'évolution des stocks sur une période qui peut être définie conjointement par le paramètre fonctionnel 'Affichage de l'historique graphique des stocks sur (jours)' et la donnée similaire dans le groupe 'Affichage' de la configuration cuve (Niveaux d'alarme et d'arrêt).

  Note 1: le passage du pointeur de souris sur les images présentées sur deux colonnes fait apparaître un agrandissement de cette image. Il n'y a pas d'agrandissement lorsque les images sont présentées sur une seule colonne (cas où il y a au plus 2 historiques à présenter par site).

  Note 2: le graphique relatif à une cuve n'est présenté que si dans le groupe 'Affichage' de la configuration cuve, la donnée 'Affichage graphique de l'historique des stocks sur le tableau de bord' est valorisée à OUI.

  Note 3: la langue utilisée sur le graphique peut être définie dans le groupe 'Tableau de bord' des paramètres fonctionnels accessibles au niveau 'Administration'.

  Note 4: les graphiques sont produits en différé (et non lors de leur affichage) avec une périodicité déterminée en fonction de la puissance de la machine qui supporte le logiciel (de 1 minute à quelques heures). Les modifications de présentation ou de langue, les évènements d'exploitation peuvent donc ne pas être visibles immédiatement. La date-heure de production d'un graphique affiché est inscrite sous la barre de titre en haut et à gauche entre parenthèses.

• état des terminaux
  et leur occupation éventuelle. L’état terminal surligné en rouge indique que le terminal n’est pas disponible.
  L’autorisation surlignée en orange indique que le terminal n’est pas autorisé. Le cas échéant l’état de l’imprimante et de l’alimentation papier sont indiqués.

• état des portiers

  (si site équipé) avec indication de l’ouverture permanente (période d’ouverture en cours). L’état surligné en rouge indique que le portier n’est pas disponible.
  L’autorisation surlignée en orange indique que le portier n’est pas autorisé.

• état des portiques de lavage
  (si site équipé) L’état surligné en rouge indique que le portique n’est pas disponible. L’autorisation surlignée en orange indique que le portique n’est pas autorisé

• état des distributeurs
  (si site équipé) avec le véhicule faisant éventuellement l’objet d’une distribution, le conducteur, le produit et la quantité approximative débitée au moment de l’affichage.

  • l’état surligné en rouge indique que le distributeur n’est pas disponible (pas de liaison avec l’équipement).

  • l’état surligné en orange indique :

    • dans le cas d’un distributeur avec plusieurs points de distribution contrôlés par des modules DIADIS, que la liaison avec certain(s) point(s) de distributions est établie mais ne l’est pas avec d’autre(s)

    • dans le cas d’un distributeur contrôlé par un calculateur « protocole EIN » qu’un défaut est directement signalé par ce calculateur.

L’autorisation surlignée en orange indique que le distributeur n’est pas autorisé.

L’icône placée en première colonne permet d’obtenir des informations détaillées sur l’état du distributeur et de ses différents points de distribution éventuels.

• Activité locale
  accès, lavages et transactions effectués sur le site (les transactions manuelles ou importées n’apparaissent pas); l’icône sur la barre de titre donne accès à la liste complète des transactions.

  Vous pouvez définir de quelle manière seront désignés sur ce tableau les conducteurs (resp. véhicules) à l'aide des paramètres fonctionnels adéquats du groupe 'Tableau de bord' accessibles au niveau 'Administration':

• Référence

• Nom-prénom (resp. immatriculation)

• Référence et nom-prénom si différents (resp. référence et immatriculation)

  
  L’icône placée en première colonne de chaque ligne donne accès aux caractéristiques détaillées.

Note : la période de rafraichissement des informations ainsi que le nombre de transactions affichées sont définis comme paramètre fonctionnel et peuvent être modifiés.

Administration

Contrôle quotas

Ces fonctions permettent d'avoir un accès direct aux caractéristiques des quotas sans passer par l'entité sur laquelle s'applique le quota (département, service, véhicule, conducteur, etc). Le sous-menu permet de choisir le type d'entité sur lequel portent les quotas ou tous les quotas; ensuite la liste affichée, après filtrage éventuel, donne accès via l'icône à la fiche de définition du quota produit associé.

Aux niveaux 'Administration' et 'Gestion d'exploitation', vous pouvez modifier les caractéristiques des quotas . Au niveau 'Exploitation' seule la consultation est possible.

Note: les quotas 'Département' et 'Service', liés à l'organisation administrative, ne sont accessibles qu'aux niveaux 'Administration' (modification) et 'Exploitation' (lecture seule).

Opérateur

Cette fiche permet de définir, modifier ou consulter les informations qui caractérisent un opérateur.

Note sur les opérateurs ‘Système’ : parmi ces opérateurs ‘DB_DefaultInit’ est utilisé pour créer toutes les données initiales qui figurent dans la base.

Note sur les accès possibles au niveau exploitation:

• stocks produit: seules les données (cuves, produits) des sites affectés à l'opérateur sont accessibles

• transactions internes: création/modification de transactions possibles uniquement pour les sites affectés

• stocks produits: accès aux données et opérations de gestion manuelles limités aux sites affectés

• rapports/exports concernant les stocks produit: limités aux sites affectés (autres rapports/exports non affectés)

• Contrôle station: accès aux données des sites affectés

• Activation à distance: limitée aux sites affectés (limitée au site courant si pas d'affectation spécifiée).

Notes sur les mots de passe opérateur :

• Lors de la création d’un opérateur, le mot de passe est initialisé à la valeur ‘0000’ et doit donc être défini et confirmé suite à la première identification/authentification de l’opérateur effectuée avec ce mot de passe '0000'.

• Les mots de passe ne sont pas directement mémorisés par DiaLOG et ne peuvent donc pas être retrouvés. En cas d’oubli, il est nécessaire de définir un nouveau mot de passe (Initialisation du mot de passe à '0000')

• Les mots de passe des opérateurs prédéfinis peuvent être modifiés (comme leur identification)

• Pour changer un mot de passe (par exemple oublié), procéder de la même manière en cochant la case 'Initialisation du mot de passe à '0000'

Profil d’accès

Cette fiche permet de définir, modifier ou consulter les informations qui définissent un profil d’accès. Un même profil d'accès peut être affecté à un ou plusieurs opérateurs.

Note: ces données ne sont actuellement pas accessibles.

Carburant

Note: ce groupe est apparait uniquement si des jauges sont configurées.

Note: ce groupe est accessible uniquement à un opérateur possédant les droits ‘Administration’ et avec des règles nationales applicables à la France.

Note: ce groupe est accessible si le paramètre fonctionnel 'Gestion de l'empreinte carbone' est positionné.

Formulaire pour récupération TICPE (FRANCE uniquement)

Cette fonction permet, après choix d’une période, d’un produit et d’activité(s), d’effectuer le calcul des montants de TICPE récupérable et de produire les formulaires imprimables à remettre à l’administration fiscale pour obtenir le remboursement partiel de la TICPE (similaire à CERFA N° 13693*02 pour les transports de marchandises et à CERFA N°13694*02 pour le transport de voyageurs).

Lorsque la gestion 'multi-entreprise' complète est activée (paramètre fonctionnel), la récupération s'effectue par rapport à une entreprise exploitante qui devra également être indiquée.

L’opération se déroule en quatre étapes :

1. contrôle de la définition des taux de remboursement requis par les transactions concernées et de la présence d’une information de localisation de ces transactions. Les résultats sont affichés à l’écran au fur et à mesure et enregistrés dans un journal spécifique.

2. calcul des montants de remboursements pour les taux régionaux et forfaitaire

3. édition des tableaux A et B

4. sur demande (après correction des anomalies signalées en 1-a) production des formulaires au format PDF suivant le mode de remboursement demandé (taux régionaux/forfaitaires)

Note: la fonction n'est accessible que si le paramètre fonctionnel 'Données fiscales' est activé et pour des règles nationales applicables à la France.

Présentation de l’écran

Cette liste déroulante permet de choisir le semestre pour lequel sera effectué le traitement.

Lorsque la gestion 'multi-entreprise' complète est activée, cette liste déroulante permet de choisir l'entreprise pour laquelle la TICPE sera récupérée.

Cette liste déroulante permet de choisir le produit pour lequel sera effectué le traitement.

Note: le produit doit avoir été défini avec ‘TICPE récupérable’ pour apparaître dans la liste (menu‘ Administration’/’Fiscalité’).

Les cases à cocher permettent d’indiquer pour quel type d’activité (une ou deux) le traitement sera effectué.

Permet de définir les véhicules dont les transactions seront incorporées dans les calculs. Le filtre est appliqué uniquement aux véhicules éligibles à la récupération de TICPE.

Il est possible d’obtenir l’affichage du compte-rendu d’opération à l’écran ou uniquement dans le journal (option par défaut).

Le journal qui enregistre les résultats peut être réinitialisé lors de chaque nouvelle opération (option par défaut) ou bien conservé.

Note 1 : la possibilité de demander un remboursement au taux forfaitaire n’est ouverte qu’aux entreprises qui ont acheté du gazole dans au moins trois régions différentes.

Note 2 : fonction proposée uniquement après calcul préalable et si le formulaire peut être imprimé.

Description du traitement

Le traitement comprend les étapes suivantes (applicables aux seuls véhicules éligibles à la récupération de TICPE et issus du filtrage; de plus, lorsque la gestion 'multi-entreprise' complète est activée, seuls sont concernés les véhicules ayant un statut d'exploitation relatif à l'entreprise exploitante choisie sur tout ou partie du semestre) :

1. Pour les transactions internes, vérification de la définition des taux de récupération liés au produit, à la période et au mode de remboursement (taux forfaitaire/régionaux). Note : la localisation de la prise est déduite du site sur lequel celle-ci a été effectuée

2. Pour les transactions externes ou importées, vérification de :

   1. la présence des informations de localisation de la prise

   2. la définition des taux de récupération correspondants

3. Calcul des volumes du produit concerné et du montant récupérable :

   1. pour le taux forfaitaire

   2. pour les taux régionaux

4. Édition de l’état récapitulatif des véhicules toujours détenus par l’entreprise au dernier jour du semestre (Tableau A)

5. Édition de l’état récapitulatif des véhicules non détenus par l’entreprise (cédé, détruit, location terminée, etc.) au dernier jour du semestre (Tableau B)

Affichage des résultats du calcul

Pour chaque activité (si requis), sur la période et le produit considérés, les informations suivantes sont affichées :

1. Remboursement aux taux régionaux

2. Remboursement au taux forfaitaire

3. Nombre de véhicules concernés

4. Tableau A : État du parc le dernier jour de la période (véhicules détenus par l’entreprise)

5. Tableau B : État du parc le dernier jour de la période (véhicules non détenus par l’entreprise)

Remboursement aux taux régionaux

Lorsqu’un taux de remboursement requis n’est pas défini, sa valeur est remplacé par‘???’.

Le cumul est effectué dans tous les cas, mais un message (surligné en orange) indique que le résultat est donné à titre indicatif : il ne sera pas possible d’éditer un formulaire de demande de remboursement aux taux régionaux.

Remboursement aux taux forfaitaire

Lorsque le taux de remboursement requis n’est pas défini, sa valeur est remplacé par‘???’.

Le calcul est effectué dans tous les cas, mais un message (surligné en orange) indique si ce taux ne peut pas être utilisé (carburant acheté dans moins de trois régions administratives). Dans les deux cas, il ne sera pas possible d’éditer un formulaire de demande de remboursement au taux forfaitaire.

Journal

Les données affichées durant le traitement (si demandé) sont insérées dans le journal qui peut être consulté après l’opération ou ultérieurement. Par défaut ce journal est réinitialisé lors de chaque nouvelle opération. Il est possible d’interdire cette réinitialisation dans le groupe ‘Résultat’.

Le contenu du journal est présenté sur 4 colonnes :

1. L’icône donne accès directement à la fiche de la transaction pour correction éventuelle

2. Transaction : résumé des caractéristiques transaction

3. Compte-rendu : libellé de l’anomalie détectée (les erreurs liées à des taux manquant sont surlignées en orange)

4. Date de production du rapport

ATTENTION : le journal est le reflet du résultat d’un traitement. Lorsque vous modifiez les caractéristiques d’une transaction, le journal n’est en conséquence pas mis à jour (il est nécessaire d’effectuer un nouveau traitement pour cela).

Incidents

Mises en garde relative à une transaction

• Absence totale de localisation

• Localisation restreinte (pas de département précisé)

Gasoleo Profesional (Espagne uniquement)

Cette fonction permet, après choix d’un site, de produire le(s) fichier(s) des caractéristiques des transactions ouvrant droit au remboursement de la taxe ‘Gasoleo Profesional’. Les prises de carburant doivent avoir été effectuées sur les sites DiaLOG (transactions internes) et être relatives à des véhicules et des carburants désignés comme concernés par cette taxe (les transactions effectuées hors site DiaLOG ne le sont pas).

Note: la fonction n'est accessible que si le paramètre fonctionnel 'Données fiscales' est activé et pour des règles nationales applicables à l'Espagne.

Présentation de l’écran

Description du traitement

Le traitement comprend les étapes suivantes

A. Contrôle de l’existence de carburant(s) concernés par la taxe (le code produit spécifique a obligatoirement été défini dans ce cas)

B. Contrôle de numérotation des transactions

100. Production et transfert du/des fichier(s)

Format et nommage des fichiers

Les fichiers sont composés de lignes (séparées suivant le format choisi Windows/UNIX), comprenant elles-mêmes des champs séparés par le caractère ‘ ;’ (point-virgule). Chaque ligne renferme les caractéristiques d'une transaction.

Un fichier comprend, au plus, le nombre de lignes spécifié. Lorsque le nombre maximum de lignes est atteint, un nouveau fichier est créé et ainsi de suite jusqu’à insertion de toutes les transactions concernées comprises dans la période définie.

Les fichiers sont nommés de la manière suivante :

<Référence du site>_JJMMAAAA_NN.txt

avec

• JJMMAAAA : date de production du fichier

• NN : rang du fichier (01 à 99) pour la période (lorsqu'il y a plusieurs fichiers: davantage de transactions à exporter que de lignes autorisée dans un fichier). Un fichier unique est affecté du rang ‘01’

Le format des lignes dépend du type de site (Consumo proprio/Unidad de suministro) pour lequel le fichier est produit.

Site 'Consumo proprio'

Chaque ligne (transaction) comporte les champs suivants :

1. Numéro de transaction: 21 caractères; voir ci-dessous

2. Code CAE du site: 13 caractères alphanumériques.

3. Date de la transaction : 8 caractères AAAAMMMJJ

4. Heure de la transaction : 4 caractères Hhmm

5. Immatriculation du véhicule : 12 caractères alphanumériques maximum; tronqué à la largeur des données.

6. Code produit spécifique : 3 caractères numériques; voir ci-dessous

7. Volume en litres : largeur de la partie entière variable suivant la donnée et partie décimale sur 2 digits séparée par un point '.'

Seules les transactions effectuées sur le site avec:

• un véhicule pour lequel 'Taxe 'Gasoleo profesional' récupérable est valorisé à OUI ET dont l'entreprise propriétaire a le même NIF que le site de distribution

• un carburant pour lequel 'Taxe 'Gasoleo profesional' récupérable est valorisé à OUI

sont exportées dans le fichier.

Site 'Unidad de suministro'

Chaque ligne (transaction) comporte les champs suivants :

1. Numéro de transaction: 21 caractères; voir ci-dessous

2. Code CIM du site: 8 caractères alphanumériques.

3. Date de la transaction : 8 caractères AAAAMMMJJ

4. Heure de la transaction : 4 caractères Hhmm

5. Code produit spécifique : 3 caractères numériques; voir ci-dessous

6. Volume en litres : largeur de la partie entière variable suivant la donnée et partie décimale sur 2 digits séparée par un point '.'

7. Numéro NIF de l'entreprise propriétaire du véhicule: 9 caractères alphanumériques.

8. Raison sociale de l'entreprise propriétaire du véhicule: 100 caractères alphanumériques maximum; tronqué à la largeur des données. Présent uniquement si 'Raison sociale requise' est cochée dans la fiche du véhicule utilisé pour la transaction (sinon champ vide).

9. Immatriculation du véhicule : 12 caractères alphanumériques maximum; tronqué à la largeur des données.

Seules les transactions effectuées sur le site avec:

• un véhicule pour lequel 'Taxe 'Gasoleo profesional' récupérable est valorisé à OUI

• un carburant pour lequel 'Taxe 'Gasoleo profesional' récupérable est valorisé à OUI

sont exportées dans le fichier.

Récupération des fichiers

Après leur production, les fichiers sont automatiquement transférés sur la machine qui héberge le navigateur utilisé, soit sous forme d’un fichier texte (extension .txt) lorsqu’il n’y a qu’un seul fichier, soit sous forme d’un fichier conteneur (extension .zip) lorsqu’il y a plusieurs fichiers (les fichiers contenus sont nommés comme indiqué ci-dessus).

Numérotation des transactions 'Gasoleo profesional'

Pour un site donné, les transactions concernées sont identifiées de manière univoque à l’aide d’un numéro comportant 21 digits dans deux champs:

1. Année (4 digits) + numéro de trimestre (2 digits : ‘01’ à ‘04’) de la date de la transaction

2. Numéro séquentiel unique (15 digits) incrémenté pour chaque transaction dans l’ordre chronologique et indépendamment du champ précédent

La numérotation s’effectue automatiquement lors de la production du/des fichiers, le numéro est enregistré avec chaque transaction et n’est pas modifiable: une transaction déjà numérotée ne l’est pas de nouveau. En cas de besoin, il sera donc possible de produire des fichiers avec les mêmes numéros de transaction.

La base de numérotation peut être définie pour chaque site : cela permet de fixer le premier numéro séquentiel utilisé lors de la première utilisation du système DiaLOG pour produire le(s) fichier(s). Par la suite la base de numérotation n’a normalement pas à être modifiée.

ATTENTION : la numérotation ne sera pas correcte (séquentialité chronologique) dans les cas suivants :

• ajout de produit(s) (resp. véhicule(s)) ouvrant droit à récupération de taxe alors que des transactions avec ce produit (resp. véhicule(s)) ont été réalisées sur une période ayant déjà fait l’objet de production de fichier

• production de fichiers pour des périodes non immédiatement consécutives (exemple 1: 01/05 au 31/05 puis 01/04 au 31/04 ; exemple 2 : 01/04 au 31/04 puis 01/06 au 30/6 puis 01/05 au 31/05)

Informations pré-requises

Les informations suivantes doivent impérativement avoir été introduites avant production de fichier(s):

• définition des entreprises propriétaires des véhicules (fonction Administration/Fiscalité/Entreprises propriétaire des véhicules):

  • raison sociale

  • numéro NIF

• pour chaque site concerné (fonction Administration/Fiscalité/Sites) :

  • définition du type de site (Consumo proprio/Unidad de suministro)

  • code CAE obligatoire pour un site ' Consumo proprio'

  • code CIM obligatoire pour un site ' Unidad de suministro'

  • définition de l'entreprise propriétaire des véhicules

  • base de numérotation séquentielle (sinon ‘1’ par défaut)

• pour chaque produit concerné (fonction Administration/Fiscalité/Produits) :

  • indicateur de récupération ‘Gasoleo profesional’

  • code produit spécifique (valeur numérique)

• pour chaque véhicule concerné (fonction Gestion d’exploitation/Véhicule) :

  • immatriculation

  • indicateur de récupération ‘Gasoleo profesional’

  • définition de l'entreprise propriétaire du véhicule

  • indication 'Raison sociale requise dans fichier 'export''

Comment faire pour :

1. Obtenir à nouveau un fichier pour une période qui a déjà fait l’objet d’un traitement :

il suffit de faire la même manipulation que lors de la précédente production du fichier (les numéros de transaction resteront les mêmes)

Import transactions

Cette fonction permet, après choix d’un fournisseur et éventuellement d’un format de fichier d’importation propre à ce fournisseur, d’introduire sur DiaLOG les caractéristiques de transactions effectuées sur les stations de ce fournisseur. Les données à importer peuvent être contenues dans deux types de fichiers composés:

1) de lignes formatées composées de champs de largeur fixe situé à une position définie sur la ligne (format 'text')

OU

2) de lignes de champs de largeur variable séparés par un caractère défini (format CSV)

Les résultats d’une opération d’importation sont affichés à l’écran au fur et à mesure et enregistrés dans un journal spécifique.

Note : Le format du fichier d’importation doit avoir été défini au préalable.

Présentation de l’écran

Cette liste déroulante permet de choisir le fournisseur auquel se rapporte le fichier d’importation

Cette liste déroulante permet de choisir s’il y a lieu le format de fichier pour le fournisseur choisi précédemment

Le bouton ‘Parcourir…’ permet de rechercher le fichier d’importation qui doit être accessible sur la machine qui supporte le navigateur.

ATTENTION: ce fichier est transféré sur la machine qui supporte le logiciel et ne peut donc pas être supprimé par DiaLOG après traitement.

Le résultat de l’opération est affiché à l’écran au fur et à mesure de son déroulement. Un récapitulatif est donné suite à son achèvement.

Il est possible d’obtenir un compte-rendu détaillé des opérations et de limiter l’affichage aux seules erreurs (transactions non importées ou importées avec mise en garde).

Le journal d’importation qui enregistre les résultats peut être réinitialisé lors de chaque nouvelle importation (option par défaut) ou conservé.

Note : Le traitement est strictement identique à une importation, mais les transactions ne sont pas insérées dans la base de données y compris lorsque cela serait possible.

Présentation succincte des fichiers de description de format

Il comporte quatre types d’enregistrements :

1. description du fichier (un enregistrement unique)

2. description des différents champs de données du fichier d’import (position+longueur pour format 'text'; nom ou numéro de colonne pour format CSV)

3. description des identifiants externes véhicule et conducteur à partir d’un ou plusieurs champs de données décrits (deux enregistrements au plus)

4. enregistrements particuliers

Note : si le fichier comporte des caractères accentués qui doivent être conservés, il devra être converti au format ‘UTF8’. Les commentaires sont préfixés par le symbole ';' (point-virgule).

Enregistrement description du fichier [DESCRIPTION]

Note 1: la ligne d'entête d'un fichier CSV comprend les nom des colonnes séparées par le caractère CSVDelimiter. La recherche automatique s'effectue en recherchant sur la première ligne ces noms encadrés par une double quote (Exemple: "nom1","nom2","nom3",...).

Note 2: si présent, induit la conversion des lignes du fichier de données à importer en UTF8 (format de traitement interne). Cette conversion est indispensable si le fichier contient des caractères accentués dans la ligne d'entête (DataFormat=CSV_Header) ou dans les lignes de données (nom de conducteurs, etc.).

Note 3: si présent et égal à 'DataOnly', le champ 'Commentaire' des transactions dans la base de données est valorisé uniquement avec les champs de données dont la description comporte un champ 'Comment'; dans le cas contraire, sont également insérées la date d'importation et les mises en garde éventuelles. Voir un cas pratique d'utilisation ici.

Note 4: permet de traiter un fichier avec des commentaires de tête ou la description des colonnes sans utiliser DataFormat=CSV_Header. Considéré nul par défaut.

Note 5: permet de traiter un fichier pour lequel l'identifiant doit être recherché parmi les identifiants internes alors que cet identifiant n'est pas présent en totalité dans le fichier; un cas typique est celui de l'absence du BIN (Bank Identification Number) dans le fichier. L'utilisation de ce champ est sans intérêt avec un identifiant externe.

Note 6: permet de spécifier que l'import concerne un fichier produit par un système DiaLOG (le fichier de description est alors fourni par TOKHEIM). Par défaut ou pour toute autre valeur, un import concerne toujours un système autre que DiaLOG.

Note 7: permet par exemple de supprimer des caractères de formatage de l'identifiant (exemple: groupes séparés par des espaces).

Note 8: permet de convertir en UTF8, pour stockage correct dans la base de données, les données à inclure dans le champ 'Comment'. Option utile lorsque ces données comportent des caractères accentués (code supérieur ou égal à 0XA0).

Enregistrement de description des champs de données

Note 1: utilisé avec les enregistrements [TransactionFilter] et [TIPPCountry]. Ce champ ne doit pas être commenté.

Note 2 : la présence de ce champ induit l’insertion dans la colonne ‘Commentaire’ de la transaction (concaténation dans l’ordre de lecture du fichier INI-file) avec le contenu du champ ‘Comment’ comme titre ; le champ peut être vide auquel cas il n’y a pas de titre.

Note 3: obligatoire pour le format DataFormat=CSV

Note 4: obligatoire pour le format DataFormat=CSV_Header

Le nom de l’enregistrement se réfère aux types de données.

Note 1 : la correspondance produit est établie à partir de la table dédiée et du fournisseur choisi. Cette méthode ne permet pas de changement de code produit, mais permet les modifications de référence sur la fiche produit (si on utilise la référence pour établir la correspondance). La référence peut être alphanumérique.

Note 2 : Format=2,L par défaut

Note 3 : Format=2 par défaut

Note 4 : considéré ‘EUR’ (non contrôlé)

Note 5 : voir le paragraphe 'Récupération de TICPE (France uniquement)'

Note 6: avec le format *, la valeur est lue en considérant directement l'indicateur décimal inclus

Note 7: le format ZIP force l'extraction des deux premiers caractères du code postal (codé sur 5 chiffres) pour obtenir le code du département; sinon le code département est extrait directement

Note 8: le format peut également être défini au format PHP; dans ce cas, l'enregistrement [Date] peut contenir la description de la date et de l'heure et l'enregistrement [Time] peut être absent.

Les enregistrements dont le nom ne figure pas dans la liste ci-dessus et qui ne sont pas référencés pour la composition des identifiants externes, ne font l’objet d’aucun traitement sauf si un champ ‘Comment’ y est présent (insertion comme commentaire dans la transaction)

Enregistrement de description des identifiants (externes, internes ou immatriculations)

Il existe trois enregistrements de ce type: [VehicleExtId] , [VehicleAuxId] et [DriverExtId]; le premier est obligatoire et les deux autres optionnels.

Les enregistrements [VehicleExtId] et [DriverExtId] comportent un champ 'xxxId' qui contient la liste des noms des champs qui composent l’identifiant (séparés par des virgules) ; cet identifiant sera constitué par la concaténation du contenu de ces champs dans l’ordre de description, les éventuels espaces de début et de fin étant filtrés pour chaque champ:

Exemple :

[VehicleExtId]

ExtId="AccountNumber,Vehicle"

Dans les enregistrements [VehicleExtId] et [DriverExtId] le nom de champ, parmi 'ExtId', 'IntId' ou 'RegId', permet d'indiquer si l'identifiant doit être recherché parmi les identifiants externes (cas standard) , les identifiants internes ou, dans le cas de l'enregistrement [VehicleExtId] uniquement, être le numéro d'immatriculation du véhicule. Dans le cas d'identifiant externe, les véhicules (resp. conducteurs) sont identifiés en recherchant l’identifiant externe ainsi composé pour le fournisseur considéré. Les identifiants externes doivent être définis dans la fiche véhicule (resp. conducteur).

Pour les identifiants internes, la même règle est appliquée (bien entendu sans tenir compte d'un fournisseur); lorsque le champ IdentifierType de l'enregistrement [Description] est égal à 'PetrolCard', l'identifiant interne est recherché en tenant compte des caractéristiques des modules identifiants (premier/dernier caractère de la piste ISO2) définies avec les caractéristiques générales entreprise/site. L'utilisation d'un identifiant interne évite d'avoir à recopier comme identifiant externe un identifiant interne déjà défini (cas typique de l'utilisation d'une carte pétrolière en tant qu'identifiant interne).

Dans le cas d'une identification véhicule à partir du numéro d'immatriculation, la recherche s'effectue à partir du champ 'Immatriculation' de la fiche véhicule et du champ décrit auxquels on a ôté tous les caractères espace et tiret ('-') après avoir effectué une conversion en lettres majuscules.

Par ailleurs, l'enregistrement [VehicleExtId] peut contenir un champ 'VehicleSearchMethod' optionnel qui indique de quelle manière le véhicule sera recherché:

1. 'Strict' (valeur par défaut), le véhicule est recherché uniquement à partir du champ désigné dans l'enregistrement [VehicleExtId]. En cas d'échec l'importation de la transaction est abandonnée.

2. 'ExtIdThenRegId': le véhicule est tout d'abord recherché à partir d'un identifiant externe puis, en cas d'échec, du numéro d'immatriculation.

3. 'IntIdThenRegId': le véhicule est tout d'abord recherché à partir d'un identifiant interne puis, en cas d'échec, du numéro d'immatriculation

Dans les deux derniers cas, l'enregistrement [VehicleAuxId] (obligatoire dans ce cas) indique dans le champ 'AuxId' la composition de l'identifiant qui est obligatoirement un numéro d'immatriculation.

Exemple

[VehicleAuxId]

AuxId=RegNumber

[RegNumber]

Start=123

Length=12

Enregistrements particuliers

[TransactionFilter]

Cet enregistrement (optionnel) comporte uniquement un champ 'Start' et un champ 'Value'. Il permet de définir les lignes d'un fichier qui seront considérées comme renfermant les caractéristiques de transactions à importer: seules les lignes qui renferment tous les caractères du champ 'Value' à partir de la position 'Start' (position premier caractère de la ligne= 1) feront l'objet d'un traitement d'importation de transaction, les autres seront ignorées. Lorsqu'un ce critère de filtrage s'applique, la mention 'Ligne filtrée (<>transaction)' est affichée.

Note: si le champ 'Value' doit comporter des caractères 'espace' en début et/ou fin de chaîne, il doit être encadré par des quotes simples.

Exemple:

[TransactionFilter]

Start=1

Value='RT5'

[DataFilter]

Cet enregistrement (optionnel) comporte uniquement un champ 'Start' et un champ 'Value'. Il permet de définir des critères de filtrage sur des données du fichier d'importation (par exemple des codes de produit acceptés dans le cadre des transactions importées). Ces critères s'ajoutent, s'il y a lieu, à ceux de l'enregistrement [TransactionFilter]. Seules les lignes qui renferment à partir de la position 'Start' (position premier caractère de la ligne= 1) l'une OU l'autre des valeurs définies dans le champ 'Value' feront l'objet d'un traitement d'importation, les autres seront ignorées. Dans le champ 'Value' les différentes valeurs attendues sont séparées par des virgules et éventuellement encadrées par des quotes simples. Lorsqu'un de ces critères de filtrage s'applique, la mention 'Ligne filtrée (données)' est affichée.

Exemple:

[DataFilter]

Start=147

Value=01,03

Voir le paragraphe 'Récupération de TICPE (France)' pour les enregistrements spécifiques à la récupération de TICPE.

Exemples

Format 'text'

[Description]

Name="AS24 version 3"

Supplier=AS24

[NoImmat] ; traité comme commentaire

Start=101

Length=9

Comment=

[VehicleExtId]

ExtId=AccountNumber,Vehicle

[DriverExtId]

ExtId=AccountNumber,Driver

[Vehicle]

Start=58

Length=4

[AccountNumber]

Start=1

Length=6

[Year]

Start=46

Length=4

[Month]

Start=50

Length=2

[Day]

Start=52

Length=2

[Hour]

Start=54

Length=2

[Minute]

Start=56

Length=2

[Driver]

Start=62

Length=4

[ProductLabel]

Start=68

Length=10

Comment= Prod:

[StationCode] ; traité comme commentaire

;Start=10 ; definition A

;Length=4

Start=14 ; definition B

Length=20;

Comment=Station:

[ProductCode]

Start=66

Length=2

[Quantity]

Start=88

Length=6

Format=2

[Amount]

Start=118

Length=7

Format=2

[Mileage]

Start=94

Length=7

[Currency]

Start=110

Length=3

[Ville] ; traité comme commentaire

Start=14

Length=20

Comment=Ville:

[StationTIPP]

;8903=14 ; definition A

;8224=17

;8901=14

;9213=70

CAEN CARPIQUET=14 ; definition B

LAPALISSE=17

CAEN MONDEVILLE=14

VESOUL=70

Format 'CSV'

[Description]

Name="Energeo CSV_file with auto header detection"

Supplier=LECLERC

IdentifierType=PetrolCard

CSVDelimiter=,

CSVCode=latin1

DataFormat=CSV_Auto

[TransactionFilter]

; Transaction line

ColNum=22

ColName=Devise

Value=€

[DataFilter]

; Filter for specific product

ColNum=14

ColName=Produit

Value='AdBlue (UREE)',FOD,GPL,Gazole,'Sans plomb 95'

[VehicleExtId]

; External reference

ExtId=CardNumber

[CardNumber]

ColNum= 1

ColName=Carte

[DriverExtId]

; External reference

ExtId=DriverName

[DriverName]

ColNum= 7

ColName=Conducteur

[Date]

ColNum=2

ColName=Date

Format=dd/MM/yyyy

[Time]

ColNum=3

ColName=Heure

Format=hh:mm

[ProductCode]

ColNum=14

ColName=Produit

[Quantity]

ColNum=16

ColName=Quantité

Format=*

[Amount]

ColNum=20

ColName=Montant TTC

Format=*

[UnitPrice]

ColNum=17

ColName=PU TTC

Format=*

[Mileage]

ColNum=9

ColName=Kilométrage

[TIPPDepartment]

ColNum=11

ColName=Code postal

Format=ZIP

;Custom data

;----------

[Station]

ColNum=13

ColName=Point de vente

Comment=PdV:

[TransacNumber]

ColNum=4

ColName=Numéro de transaction

Comment=N:

[Registration]

ColNum=8

ColName=Immatriculation

Comment=Immat:

[InvoiceNumber]

ColNum=24

ColName=Numéro de facture

Comment=Fact:

Description du processus d’importation

Le processus d’importation comprend les étapes suivantes :

1. choix du fournisseur et le cas échéant du format de fichier d’importation s’il en existe plusieurs pour ce fournisseur

2. transfert du fichier d’importation de la machine qui supporte le navigateur vers la machine qui supporte le logiciel qui effectue le traitement

3. importation proprement dite, elle-même divisée en :

1. contrôle du fichier de définition de format

2. extraction des données du fichier d’importation

3. contrôle sur les données extraites

4. contrôle de l’éventuelle présence préalable de la transaction à importer dans la base de données DiaLOG

5. insertion des données transaction dans la base DiaLOG (si requise)

6. affichage du résultat de l’opération et insertion dans le journal d’importation

Contrôle du fichier de définition de format

Toute anomalie détectée à ce niveau induit un arrêt de l’opération, car l’importation n’est pas possible.

Contrôle des données extraites

Ces contrôles portent sur :

1. le format des données

2. la possibilité d’identification des véhicules, conducteurs et produit à partir des identifiants/correspondances définis

3. les autorisations sur les différents items (véhicules, conducteurs, produits, etc.)

4. la cohérence de la transaction (produit, capacité réservoir, etc.)

Contrôle de présence de transaction (« anti-doublon »)

Un test est effectué sur les critères suivants pour les transactions présentes dans la base de données DiaLOG et qui ne sont pas dans l’état ‘Supprimé’:

• date-heure (à la minute)

• véhicule

• produit

• quantité

Les transactions détectées ‘déjà présentes’ ne sont pas importées de nouveau.

Affichage du résultat de l’opération

Comporte :

1. au fur et à mesure du traitement (après le contrôle du fichier de définition de format) : affichage ligne par ligne (transaction par transaction) du résultat (suivant options d’affichage du résultat):

   1. importée/non importée

   2. description de la transaction

   3. pour une transaction importée : liste des mises en garde s’il y a lieu

   4. pour une transaction non importée : libellé et numéro erreur

2. en fin de traitement :

   1. le nombre de lignes du fichier d’importation qui ont été traitées (i.e. le nombre de transactions à importer)

   2. le nombre de transactions importées : cas normal

   3. le nombre de transactions importées avec mise en garde : une anomalie non bloquante a été détectée mais la transaction a néanmoins été introduite sur DiaLOG avec mise en garde (exemple : quantité supérieure à capacité du réservoir pour le produit considéré)

   4. le nombre de transactions détectées ‘Déjà présente’ sur DiaLOG et qui n’ont donc pas été importées

Journal d’importation

Les données affichées durant l’importation (en dehors des lignes filtrées) sont également insérées dans le journal d’importation qui peut être consulté après l’opération ou ultérieurement. Par défaut ce journal est réinitialisé lors de chaque nouvelle opération. Il est possible d’interdire cette réinitialisation dans le groupe ‘Résultat’.

Le contenu du journal est présenté sur 4 colonnes :

1. Transaction : le cas échéant, un icône donne accès directement à la fiche de la transaction importée pour correction éventuelle (cet icône est absent pour un essai, l’importation n’étant pas réalisée). La couleur de fond est significative du résultat de l’opération d’importation :

   • vert : transaction importée (ou susceptible de l’être)

   • orange : transaction importée (ou susceptible de l’être) mais avec au moins une mise en garde

   • rouge : transaction non importée et ne pouvant l’être

2. Compte-rendu : reprend le texte affiché au même format

3. Importation effectuée : OUI / NON pour une demande d’importation ; OUI (essai) / NON (essai) pour un essai d’importation

4. Date d’importation (ou d’essai)

ATTENTION : le journal est reflet du résultat de l’importation (ou de l’essai). Lorsque vous modifiez les caractéristiques d’une transaction importée, le journal n’est en conséquence pas mis à jour.

Incidents durant une importation

Ils sont de trois types :

1. erreur fatale induisant un arrêt de l’opération (erreur sur le fichier de définition de format d’importation en particulier)

2. erreur relative à une transaction : la transaction n’est pas importée

3. simple mise(s) en garde relative(s) à une transaction: la transaction est importée (la/les mise(s) en garde sont insérées dans le champ ‘Commentaire’ de la transaction importée).

Note : il n’y a aucune différence entre une importation effective et un essai d’importation.

Erreur relative à une transaction

Les erreurs détectées sont les suivantes :

Mises en garde relative à une transaction

• Pas de droit (‘Biens’/’Services’) adéquat pour le véhicule ou le conducteur

• Absence de réservoir sur le véhicule pour le produit de la transaction

• Quantité de la transaction importée supérieure à la capacité du réservoir du véhicule

• Véhicule actuellement non autorisé (interdit ou réformé)

• Conducteur actuellement non autorisé (interdit ou réformé)

• Importation pour ce conducteur actuellement non autorisé

• Conducteur non autorisé pour le véhicule

• Produit non autorisé pour le conducteur

• Département station non trouvé (gestion TICPE)

• Incohérence compteur vis-à-vis des transactions déjà présentes

Récupération de TICPE (France)

La récupération de TICPE impose que le département français dans lequel a lieu la transaction soit connu ou à défaut que la transaction ait bien été effectuée en France.

Suivant les informations disponibles dans le fichier d'importation, le département peut être connu:

• directement via l'enregistrement [TIPPDepartment] qui le désigne, sous condition de satisfaire aux données de l'enregistrement [TIPPCountry] s'il existe.

• indirectement à partir de l'enregistrement [StationCode] et de la table [StationTIPP] qui donne la correspondance entre le code station et le département. Si cette solution est utilisée, il convient donc de renseigner la table avec la liste des stations concernées

  Lorsque seul le pays est connu, l'enregistrement [TIPPCountry] permet de définir l'information qui induira le marquage de la transaction comme éligible à la récupération de TICPE. Dans ce cas, il reste possible de définir manuellement le département au niveau de la fiche transaction.

  [TIPPCountry]

  Start=123

  Length=3

  Value=FRA ; valeur attendue pour marquer la transaction

[StationTIPP]

Les différents champs de cet enregistrement (optionnel) donnent la correspondance entre la référence de station (utilisée comme nom du champ) et le département où elle se situe (gestion TICPE). La référence peut être alphanumérique ; elle n’est pas sensible à la casse.

La référence de station doit obligatoirement être définie dans un enregistrement [StationCode].

Exemple:

[StationCode]

Start=14

Length=20

[StationTIPP]

CAEN CARPIQUET=14

LAPALISSE=17

L’enregistrement [StationTIPP] n’est nécessaire que si le département ne figure pas directement dans le fichier d’importation (l’enregistrement [TIPPDepartment] est prioritaire).

Note : le fait de ne pas trouver la référence station n’interdit pas l’importation, mais il n'y a pas d'information TICPE importée pour cette transaction.

Exemple de fichier de données d’importation

Format 'text'

446668FRA8903CAEN CARPIQUET 2010070609240637 03Gazole 0350000993348637ANZ44 EUR000000039479

446668FRA8224LAPALISSE 2010071310030148000103Gazole 0464560741000148BCK44 EUR000000052897

446668FRA8901CAEN MONDEVILLE 2010070610370727000203Gazole 0420010241469727CGH44 EUR000000047375

446668FRA9213VESOUL 2010070620040095 05Huile 043001036164095CAJ44 EUR000000049023

Format 'CSV_Header' (avec entête)

"Carte","Date","Heure","Numéro de transaction","Numéro client","Nom client","Conducteur","Immatriculation","Kilométrage","Département","Code postal","Ville","Point de vente","Produit","Article","Quantité","PU TTC","Montant HT","Montant TVA","Montant TTC","Taux TVA","Devise","Statut","Numéro de facture","Date de facture"

"789706 100000 0006 5",10/12/2012,9:16,858373,100000,"SIPLEC S.A.","M PENVEN Michaël",,,"CLAIRGAZ",94405,"VITRY SUR SEINE CEDEX","VITRY DISTRIBUTION","Sans plomb 95",,32.48,1.59,43.04,8.44,51.48,19.6,"€","Facturée",12082763,10/15/2012

"789706 100000 8008 3",10/12/2012,18:31,863391,100000,"SIPLEC S.A.","M LUGASSY Icare",,,"ENERGEO",94405,"VITRY SUR SEINE CEDEX","VITRY DISTRIBUTION","Gazole",,40,1.37,45.95,9.01,54.96,19.6,"€","Facturée",12082763,10/15/2012

"789706 100000 8008 3",10/9/2012,16:44,,100000,"SIPLEC S.A.","M LUGASSY Icare",,,"ENERGEO",,"VINCIPARK / PARIS PTE MAILLOT","VINCI PARK","Péages",,1,29.6,24.75,4.85,29.6,19.6,"€","Facturée",12082763,10/15/2012

"789706 100000 8008 3",10/5/2012,17:38,,100000,"SIPLEC S.A.","M LUGASSY Icare",,,"ENERGEO",,"AUVOURS / LA FOLIE-B/PARIS","COFIROUTE","Péages",,1,18.4,15.38,3.02,18.4,19.6,"€","Facturée",12082763,10/15/2012

"789706 100000 8008 3",10/2/2012,8:45,798726,100000,"SIPLEC S.A.","M LUGASSY Icare",,,"ENERGEO",28600,"LUISANT","SODICHAR SAS","Gazole",,17.33,1.36,19.71,3.86,23.57,19.6,"€","Facturée",12082763,10/15/2012

"789706 100000 8008 3",10/2/2012,8:14,,100000,"SIPLEC S.A.","M LUGASSY Icare",,,"ENERGEO",,"LA FOLIE-B/PARIS / THIVARS","COFIROUTE","Péages",,1,6.7,5.6,1.1,6.7,19.6,"€","Facturée",12082763,10/15/2012

"789706 100000 8009 1",10/12/2012,21:35,863971,100000,"SIPLEC S.A.","M BIOCHE Thierry",,,"ENERGEO",75017,"PARIS 17EME ARRONDISSEMENT","LEVALLOIS DISTRIBUTION","Gazole",,45.02,1.37,51.72,10.14,61.86,19.6,"€","Facturée",12082763,10/15/2012

Fournisseur

Cette fiche permet de définir, modifier ou consulter les informations qui caractérisent un fournisseur.

Les fournisseurs peuvent être définis librement ; ils peuvent servir de critères de sélection et peuvent également permettre d’interdire globalement les approvisionnements ou importations de données liées à ce fournisseur. Lorsque des données sont importées, un fournisseur au moins doit être défini.

Référence produits et services externes

Cette fiche permet de définir, modifier ou consulter les informations qui caractérisent, pour un fournisseur donné, la correspondance entre un produit ou service (lavage) définis sur DiaLOG et ce même produit ou service défini par le fournisseur.

Ces informations sont utilisées lorsque des importations de données transaction sont effectuées. En cas d’absence, c’est le code DiaLOG qui sera recherché.

Note: En cas de nécessité, pour un fournisseur donné, vous pouvez associer plusieurs codes produit-service externes à un seul produit-service DiaLOG, mais à l'aide de plusieurs fiches.

Exports

Cette fonction permet, après filtrage préalable éventuel des données (exemple : une plage de dates, un véhicule, un produit, un service), de produire un fichier texte au format CSV qui contient les caractéristiques préalablement choisies des données filtrées, éventuellement regroupées. Le fichier CSV peut ensuite être exploité avec tout logiciel de type « tableur ». Les données susceptibles d'être exportées sont les suivantes (suivant paramètres fonctionnels):

• transactions (données brutes et données calculées)

• stocks produits (pour les sites affectés à l'opérateur uniquement)

• historique des stocks produits (pour les sites affectés à l'opérateur uniquement)

• quotas produits

• préventifs

• historique des préventifs

• véhicules

• réservoirs véhicules

• statuts d'exploitation véhicules

• conducteurs

• opérateurs

• identifiants

• organisation administrative

• évènements d'exploitation

• index distributeurs

• export spécifique DiaLOG (destiné à une importation sur un autre système DiaLOG)

• export spécifique WinBIDI

• export spécifique EasyFill (si fonction 'Revente' et 'Compte client' disponible)

Elles sont implicitement désignées lors du choix d'une fonction. Exemple: export 'Quota Services' avec la fonction 'Rapports / Exports'/'Export'/'Quotas produit'/'Services'.

Seuls les exports 'Transaction' et 'Historique de stocks' permettent de définir un filtrage sur les dates; les autres données sont exportées dans leur état courant (exemple: liste de véhicules).

La définition d'un export (format du fichier d'export, colonnes et filtres) peut être enregistrée dans un modèle du type correspondant aux données. Il est possible de créer, modifier et enregistrer autant de modèles de chaque type que souhaité. Les modèles peuvent être référencés dans le cadre d'une production automatique d'export; un même modèle peut être utilisé directement et/ou en mode de production automatique.

Note : Pour pouvoir définir ou modifier un modèle, l’opérateur doit disposer du droit ‘Administration’.

Principe d'utilisation

• Le gestionnaire définit un modèle d'export au niveau 'Administration'

  1. l'exploitant (niveau 'Exploitation') référence ce modèle, modifie éventuellement les caractéristiques du filtre et demande la production du fichier d'export

  2. ET/OU le modèle est référencé pour une production automatique d'export.

Présentation de l’écran

L’écran comprend:

• une table spécifique dédiée à la gestion des modèles

• une zone de définition de l’export

Gestion des modèles

Note : les exports 'Transaction' de type 'Avant purge' ne sont visibles qu'au niveau 'Administration'.

Note : ces fonctions ne sont accessibles qu’à un opérateur qui dispose des droits ‘Administration’.

Définition de l’export

Cette zone comprend deux tables et le menu suivant :

Cette première table permet de définir des filtres sur la base de critères portant sur certaines données en fonction du type d'export.

Les critères définis sont cumulatifs (ET logique) et aucune, tout ou partie des données du filtre peuvent être renseignées.

Permet de définir la liste des données qui seront exportées (dans l’ordre de définition de gauche à droite) pour les données filtrées. Pour définir une colonne, il suffit de dérouler la liste correspondante et de cliquer la donnée retenue. Lorsque la donnée doit être définie avec une unité, une colonne est automatiquement ajoutée pour cette unité dans le fichier d'export.

Il est possible d'opérer des regroupements de données en utilisant la colonne 'Sous-total' ou 'Groupe' suivant le type d'export. Les données exportées dont l'agrégation est sans signification sont remplacées par le caractère '*' (exemple: immatriculation véhicule dans un export 'Véhicules' avec un regroupement par type de véhicule).

Des colonnes peuvent être ajoutées ou supprimées en cliquant sur les icônes + et -.

Note 1: Les données peuvent être modifiées, supprimées ou déplacées, mais uniquement par un opérateur qui dispose du droit ‘Administration’.

Note 2: Pour un export 'Transaction' de type 'Purge', toutes les colonnes sont exportées sans possibilité de choix.

Note 3: Une modification du modèle n'a d'effet que sur les exports produits ultérieurement à cette modification (les exports déjà produits ne seront pas modifiés).

Exemple de fichier export CSV (Transactions)

Note : la première ligne du fichier d’export contient la référence des données des lignes suivantes (textes de la liste déroulante présentée).

Comment faire pour:

1. Créer un nouveau modèle :

   1. Choisir le modèle à utiliser comme base (la création s'effectue par copie de ce modèle)

   2. A minima, donner un nom (champ ‘Référence’) au nouveau modèle

   3. Utiliser la fonction ‘Créer’ de la table ‘Modèle’

   4. Eventuellement renseigner le champ commentaire et les autres informations

   5. Définir les informations filtres et colonnes puis enregistrer ces informations avec la fonction ‘Mettre à jour’

2. Modifier un modèle existant :

   1. Choisir le modèle à utiliser à l’aide de la liste déroulante de la table ‘Modèle’

   2. Modifier les informations de définition: filtres et colonnes

   3. Enregistrer ces informations avec la fonction ‘Mettre à jour’

3. Utiliser un modèle existant pour effectuer un export:

   1. Choisir le modèle à utiliser à l’aide de la liste déroulante de la table ‘Modèle’. Rappel : le modèle doit être utilisé tel quel par un opérateur qui ne dispose pas du droit ‘Administration’, seules les informations de filtrage sont modifiables.

   2. Eventuellement définir/modifier le filtre à appliquer

4. Changer le format de fichier d'exportation: le format doit être défini avec le modèle et ne peut donc être modifié que par un opérateur disposant du droit 'Administration'.

5. Obtenir un export qui ne soit pas une simple liste : il faut opérer un/des regroupement(s) sur une ou plusieurs colonne (ou rubrique de l'export); le principe est strictement le même que pour les rapports.

   Exemple1: obtenir un export des transactions groupées par véhicule Et par carburant; DiaLOG effectuera un regroupement des transactions (cumuls des quantité, montants, etc.) par véhicule Et carburant.

   Exemple 2: obtenir un regroupement des stocks carburant par site Et par produit; DialOG effectuera les cumuls (stocks, creux, valeur du stock, etc.) par site Et produit.

Rapports

Cette fonction permet:

• de créer, modifier ou détruire un modèle de rapport (au niveau Administration uniquement)

• après filtrage préalable éventuel des données (exemple : une plage de dates, un véhicule, un produit, un service), de produire un affichage écran et éventuellement un fichier texte (format PDF) qui contiennent:

• les caractéristiques préalablement choisies des données filtrées

• des données calculées à partir des données brutes (consommation, distance parcourue, etc)

• des regroupements ou des sous-totaux (cas des transactions)

Les données pouvant faire l'objet d'un rapport sont les suivantes:

• transactions (données brutes et données calculées pour transactions réelles et réaffectées)

• stocks produits / historique des stocks produits (pour les sites affectés à l'opérateur uniquement)

• quotas produits

• préventifs / historique des préventifs

• véhicules / réservoirs véhicules / statuts d'exploitation véhicules

• conducteurs

• opérateurs

• identifiants

• organisation administrative (entreprises exploitantes, sites, départements, services; au niveau administration uniquement)

• évènements d'exploitation

Elles sont implicitement désignées lors du choix d'une fonction. Exemple: rapport 'Quota Services' avec la fonction 'Rapports / Exports'/'Rapport'/'Quotas produit'/'Services'.

Après affichage des informations à l’écran, moyennant activation de la fonction adéquate, il est possible de produire un fichier au format PDF renfermant ces mêmes informations avec une présentation adaptée à l'impression (format paysage).

La définition d'un rapport (format du rapport, colonnes et filtres) peut être enregistrée dans un modèle du type correspondant aux données. Il est possible de créer, modifier et enregistrer autant de modèles de chaque type que souhaité. Les modèles peuvent être référencés dans le cadre d'une production automatique de rapport; un même modèle peut être utilisé directement et/ou en mode de production automatique.

Note 1 : Pour pouvoir définir ou modifier un modèle (hors filtre), l’opérateur doit disposer du droit ‘Administration’. Seules les données des filtres restent modifiables au niveau 'Exploitation'.

Note 2: Les informations enregistrées dans le modèle ne présupposent pas du mode de production du rapport (écran, PDF).

Principe d'utilisation

Le gestionnaire définit un modèle de rapport au niveau 'Administration'

• l'exploitant (niveau 'Exploitation') référence ce modèle, modifie éventuellement les caractéristiques du filtre et demande l'édition du rapport

• ET/OU le modèle est référencé pour une production automatique de rapport.

Présentation de l’écran

L’écran comprend:

• une table spécifique dédiée à la gestion des modèles

• une zone de définition du rapport

Gestion des modèles

Note : ces fonctions ne sont accessibles que suite à un accès via le menu ‘Administration’ (donc à un opérateur qui dispose des droits ‘Administration’).

Définition du rapport

Cette zone comprend trois tables et le menu suivant :

Cette première table permet de définir des filtres de sélection des données à intégrer dans le rapport.

Les critères définis sont cumulatifs (ET logique) et aucune, tout ou partie des données du filtre peuvent être renseignées. Vous pouvez utiliser les syntaxes habituelles des filtres.

Note: avec les transaction, pour les calculs de sous-totaux et les listes, seules seront retenues les transactions qui satisfont à tous les critères des filtres définis.

La colonne ‘Rubrique’ permet de définir la liste des données qui seront présentées pour les informations du rapport, dans l’ordre de définition de gauche à droite sur le rapport produit. A ce niveau seules les données brutes sont sélectionnées; pour le type 'Transaction' des données calculées peuvent être ajoutées par le biais de la table 'Données calculées'. Pour définir une rubrique, il suffit de dérouler la liste correspondante et de cliquer la donnée retenue. Les données prédéfinies peuvent être modifiées, supprimées ou déplacées. Pour ajouter ou supprimer des colonnes, il suffit de cliquer sur les icônes + et -.

La case à cocher de la colonne 'Groupe' permet de demander un regroupement des données choisies.

Pour un rapport 'Transaction', cette colonne est nommée ‘Sous-total’ et permet de demander le calcul d’un sous-total relatif à la donnée choisie (il est donc nécessaire d’inclure dans la liste une donnée sur laquelle on souhaite faire porter un sous-total). La définition d'un groupe ou d'un sous-total induit un tri croissant implicite suivant la donnée choisie. Les groupes/sous-totaux seront présentés dans l’ordre de leur définition.

Note : ces fonctions ne sont accessibles qu’à un opérateur qui dispose des droits ‘Administration’.

Pour tous types de rapport:

• La case à cocher 'Liste' permet d'obtenir la liste complète des éléments qui satisfont au filtre et aux regroupements/sous-totaux demandés; cette case est implicitement cochée dans le cas 'Historique des stocks'.

• La case à cocher 'Nombre' permet d'obtenir le nombre d'éléments total ou qui correspond à chaque regroupement/sous-total demandé

Uniquement dans le cas spécifique des rapports de type 'Transactions':

• Les cases à cocher 'Nombre de prises', 'Quantité', 'Distances & durées', 'Consommation' et 'Consommation inverse' permettent de définir quelles sont les données calculées à présenter: leur sélection conduit donc à l'ajout de colonnes dans le rapport, à la droite des colonnes choisies dans le groupe 'Colonnes'.

  Note: la colonne ‘Quantité’ est renseignée avec la quantité prise en compte pour le calcul de consommation. Les colonnes 'Distance' et 'Durée' indiquent respectivement les distances parcourues et les durées de fonctionnement, lorsque les calculs sont possibles (valeurs compteurs disponibles). La colonne 'Consommation inverse' permet d'obtenir une distance ou une durée par unité de quantité de produit consommée (exemple: km/L ou mi/kg)

• L’indication d’anomalie de consommation permet de mettre en évidence les anomalies liées à certaines transactions.

• La case à cocher ‘Liste des prises’ permet d’obtenir l’édition de la liste des transactions filtrées en présentant les données définies dans la rubrique ‘Colonnes’ et éventuellement désignées avec les données calculées (item a) ci-dessus). Cette édition n’a aucune influence sur les calculs de sous-totaux.

Uniquement dans le cas spécifique des rapports de type 'Historique des stocks produit':

Trois cases à cocher liées aux graphiques peuvent apparaître si les fonctions graphiques sont activées et si la configuration matérielle permet la production de ces graphiques. Les graphiques produits sont inclus dans les fichiers PDF requis.

Note : ces fonctions ne sont accessibles qu’à un opérateur qui dispose des droits ‘Administration’.

Présentation des rapports

Les informations de ce paragraphe sont valables pour un rapport affiché à l'écran ou présenté sous forme de fichier PDF.

Exemple d’un rapport avec sous-totaux par carburant et par véhicule, incluant la consommation. Les trois premières colonnes ont été définies dans le groupe 'Colonnes', les autres sont des données calculées qui dépendent des sélections dans le groupe 'Données calculées'.

Note: une étoile (*) dans une colonne indique que cette colonne n'a pas la même valeur pour toutes les lignes. Par exemple, dans le cas de sous-totaux par véhicule, la colonne « Date  transaction» ne sera valorisée que s'il n'y a qu'une seule transaction (dont on indique la date) dans le cadre du rapport.

Interprétation des différentes lignes du tableau :

Indications d’anomalies (rapport 'Transactions'):

Les valeurs détectées anormales sont surlignées en rouge. Le tableau suivant décrit l’anomalie en fonction de la colonne où colonne où elle est signalée :

Rapport imprimable (PDF)

Pour tous types de rapport.

L'entête présentée sur la première page comprend sur 3 lignes:

• La référence de l'entreprise (ou du site unique s'il y a lieu)

• Le type de rapport

• La référence du modèle utilisé pour produire le rapport

S'il y a lieu, le filtre mis en œuvre est décrit sur la première page

Les informations affichées sur l'écran sont présentées de manière similaire sur la/les page(s) qui composent le rapport.

Le pied (présent sur toutes les pages) comprend la date-heure de production, le nom de l'opérateur qui a demandé le rapport (absent pour un rapport produit automatiquement) et le numéro de page courante sur le nombre total de pages du rapport.

Comment faire pour

1. Produire un rapport au format PDF :

   1. Préparer et lancer l’édition+PDF

   2. Activer la fonction ‘PDF’ présentée sur le menu affiché en bas de l’écran de visualisation

   3. Ouvrir ce rapport et éventuellement l'enregistrer avec la machine qui supporte le navigateur utilisé

2. Créer un nouveau modèle, à partir d'un modèle existant :

   1. Choisir le modèle à utiliser comme base (la création s'effectue par copie de ce modèle)

   2. A minima, donner un nom (champ ‘Référence’) au nouveau modèle (deux modèles différents ne peuvent pas porter le même nom!)

   3. Utiliser la fonction ‘Créer’ de la table ‘Modèle’

   4. Eventuellement renseigner le champ commentaire

   5. Définir le rapport (filtres, colonnes et données calculées) et enregistrer ces informations avec la fonction ‘Mettre à jour’

3. Créer un modèle lorsqu'il n'en existe pas:

   1. Définir la référence du modèle, et éventuellement ses données

   2. Utiliser la fonction ‘Créer’ de la table ‘Modèle’

   3. Eventuellement continuer à définir le rapport (filtres, colonnes et données calculées) et enregistrer ces informations avec la fonction ‘Mettre à jour’

4. Modifier un modèle existant :

   1. Choisir le modèle à utiliser à l’aide de la liste déroulante de la table ‘Modèle’

   2. Modifier les informations de définition: filtres, colonnes, données calculées

   3. Enregistrer ces informations avec la fonction ‘Mettre à jour’

5. Utiliser un modèle existant pour produire un rapport:

   1. Choisir le modèle à utiliser à l’aide de la liste déroulante de la table ‘Modèle’. Rappel : le modèle doit être utilisé tel quel par un opérateur qui ne dispose pas du droit ‘Administration’, seules les informations de filtrage sont modifiables.

   2. Eventuellement définir/modifier le filtre à appliquer

6. Obtenir une simple liste de transactions :

   1. Renseigner la liste des données à présenter dans la table ‘Colonne’

   2. Éventuellement définir des filtres (par exemple un véhicule et une plage de dates)

   3. Cocher la case ‘Liste des prises’ dans la table ‘Données calculées’

   4. Lancer la production du rapport

7. Obtenir la consommation de véhicules sur une plage de dates:

   1. Définir le filtre ‘Véhicule’ et éventuellement ‘Conducteur’

   2. Définir la plage de dates dans le filtre ‘Transaction’

   3. Dans la table ‘Colonnes’, cocher les cases ‘Sous-total’ ‘Carburant’ et ‘Véhicule (Immatriculation ou Référence)

   4. Dans la table ‘Données calculées’ cocher au minimum la case ‘Consommation’

   5. Lancer la production du rapport

8. Obtenir une ventilation par produit des transactions effectuées sur une période donnée

   1. Définir la plage de dates dans le filtre ‘Transaction’

   2. Dans la table ‘Colonnes’, cocher les cases ‘Sous-total’ ‘Carburant’ uniquement

   3. Dans la table ‘Données calculées’ cocher au minimum la case ‘Quantité’

   4. Lancer la production du rapport

9. Exporter une liste de transactions au format CSV: utiliser la fonction ‘Export transaction’

10. Traiter les données transaction à l’aide d’un tableur (exemple : Excel):

    1. Effectuer un export au format CSV (voir ci-dessus)

    2. Traiter le fichier résultat avec le tableau

Production automatique de rapports/exports

La production des fichiers rapports et exports peut être déclenchée automatiquement suivant des critères préalablement définis:

• le modèle de rapport/export à utiliser (filtre et données)

• la date-heure de production, éventuellement périodique

• la plage de temps utilisée pour filtrer les données (cette plage sera recalculée lorsque le rapport/export sera produit). Cette définition est possible uniquement lorsqu'une plage temporelle peut être définie dans le filtre du modèle (cas des transactions et des historiques):

  OU

• dans le cas contraire, le type de filtrage sur les dates:

  • 'Sur date de création/modification': un filtre sera appliqué sur les dates de création et de modification des éléments de la table considérée, en tenant compte du type de déclenchement. Ce filtre s'ajoute à celui du modèle.

  • 'Liste': pas de critère de filtrage sur date; seul le filtre du modèle est appliqué (les données du rapport correspondent à un état courant comme les stocks produits ou la valeur des index distributeurs)

Ceci permet de produire automatiquement, à des instants programmés, des documents (rapport ou export) comportant:

• des données filtrées sur des critères spécifiés avec le modèle, dont leur date d'occurrence: transactions, mouvements de stocks

• des listes de données filtrées sur des critères spécifiés en dehors de date: liste de véhicules, de conducteurs, etc..

• des listes de données filtrées suivant leur date de création/modification: liste de véhicules, conducteurs.. dont la définition a été modifiée la veille, le mois précédent...

Exemples:

• rapport 'transactions' concernant le mois précédent, déclenché tous les 1er du mois à 8H00

• rapport 'transactions' déclenché tous les samedi à 10H00 relativement aux jours ouvrés de la semaine (du lundi au vendredi par exemple)

• rapport 'historique des stocks' quotidien concernant les opérations de la veille, déclenché (tous les jours) à 1H00: édition d'une liste des opérations de la veille sur les stocks

• rapport 'véhicules' déclenché tous les lundis: édition d'une liste des véhicules

• rapport 'stocks produits' quotidien, déclenché(tous les jours) à 0H00: édition de l'état du stock courant

• rapport 'conducteurs' hebdomadaire, déclenché le lundi à 1H00 avec un filtrage dates de type 'Sur date de création/modification': édition de la liste des conducteurs dont la fiche a été crée ou modifiée la semaine précédente

• rapport 'historique des préventifs' véhicules avertis ou échus la veille

Les documents produits (format PDF pour les rapports ou format CSV pour les exports):

1. sont stockés localement par DiaLOG; les fichiers sont nommés comme défini ici (quelle que soit la gestion des fichiers sur serveur éventuel)

2. peuvent être déposés sur une ou plusieurs autre(s) machine(s) reliée(s) appelée(s) 'serveur(s)': partage Windows ou serveur FTP. Le nommage et la gestion des fichiers sont définissables dans le groupe 'Serveurs' suivant trois modes de gestion.

3. peuvent être transmis par courriel via le système d'alertes, soit sous forme de pièce jointe, soit sous forme de lien permettant de les télécharger ultérieurement.

Pour produire automatiquement des rapports/exports, vous devez:

1. définir un/des modèles de rapport/export (si les modèles disponibles ne conviennent pas) et/ou les modifier

2. définir, dans une fiche telle que décrite ci-dessous, la manière dont ces rapports/exports seront produits et gérés.

Le principe général de fonctionnement est le suivant: lorsqu'une date-heure de déclenchement d'un rapport automatique arrive à échéance, DiaLOG détermine, s'il y a lieu, les bornes temporelles qui correspondent à la plage définie et les applique au modèle de rapport/export désigné: ceci correspond simplement à la définition ou au remplacement des éventuelles limites temporelles définies dans le filtre du modèle (les éventuelles autres données du filtre restant invariantes).

ATTENTION: DiaLOG n'assure pas la reprise de production de document(s) qui du fait d'une indisponibilité du système n'aurai(en)t pas pu être produit(s); une fonction spécifique permet cette reprise qui doit donc être déclenchée manuellement.

Note 1: l'accès à la programmation des productions automatique des rapports et exports se fait à partir de deux fonctions 'Rapports/Exports'/'Production automatique rapports' et 'Rapports/Exports'/'Production automatique rapports', mais la procédure et les informations à introduire sont similaires dans les deux cas.

Note 2: les exports WinBIDI et EasyFill constituent un cas particulier d'exportation en ce sens que le format est figé pour produire un fichier au format texte; toutes les fonctionnalités disponibles pour les exports (production automatique, transfert vers serveurs, alertes) le sont également pour ces exports.

Note 3: l'export DiaLOG constitue un cas particulier d'exportation dans la mesure où le modèle n'est pas modifiable, car il est lié au format d'importation DiaLOG. Voir ici.

Le groupe suivant permet de définir le moment de déclenchement de production du document; ce déclenchement peut être périodique ou unique. La présentation du groupe est adaptée au type de déclenchement sélectionné:

Note 1: la date de déclenchement est évaluée en tant qu'égalité stricte par DiaLOG: il est donc déconseillé de définir un jour au delà du 28.

Note 2: il n'est pas possible de modifier une fiche de définition de rapport automatique avec Type de déclenchement='Une fois' lorsque ce déclenchement s'est déjà produit.

Note sur le rapport entre heure de déclenchement et définition de journée (heure de début/fin de journée): lorsque la journée définie ne correspond pas à la journée calendaire (0H00 à 23H59), vous devez vérifier que l'heure de déclenchement programmée est bien postérieure à l'heure d'achèvement de la journée. Par exemple pour un rapport quotidien sur 'La veille', avec une journée définie de 08H00 à 7H59, un déclenchement à 10H00 permettra d'obtenir le rapport attendu avec les données de la veille à partir de 8H00 et de la journée courante jusqu'à 7H59; en revanche un déclenchement à 7H00 donnera un rapport avec les données de la veille à partir de 8H00 et de la journée courante jusqu'à 7H00 seulement. Dans la même situation, un rapport mensuel devra être produit après 8H00 si déclenché le premier jour du mois (pas de contrainte sur l'heure de déclenchement pour les autres jours de déclenchement).

Note sur le changement d'heure été-hiver: dans la mesure où (depuis la version 8 incluse) DialOG gère automatiquement le changement d'heure (passage à l'heure d'été: à 2H il est 3H; passage à l'heure d'hiver: à 3H il est 2H), nous vous invitons à ne pas d'utiliser la plage de 2H à 3H pour programmer des déclenchements qui à l'occasion de ces changements risquent de ne pas se produire ou de se produire à deux reprises.

Le groupe suivant apparaît uniquement lorsqu'une plage temporelle peut être définie dans le filtre (rapport/export type 'Transactions', 'Historique des stocks produit', 'Historique des préventifs') ET en association avec les déclenchements de type 'Quotidien ou hebdomadaire' ou 'Une seule fois' (pour les autres types de déclenchement, la plage de temps concernée est implicite: 'Bimensuel', 'Mensuel').

Note 1: ces fonctions restent accessibles depuis le menu 'Exploitation'. Elles ne sont proposées que si la production du rapport/export est autorisée (champ 'Autorisé' du groupe 'Définition' est valorisé à OUI).

Note 2: non accessible pour le type de déclenchement 'Périodique différentiel'.

ATTENTION: dans le cas d'export, lorsque vous utilisez ces fonctions avec un mode de gestion des fichiers sur serveur(s) induisant la production d'un fichier unique (nom du fichier sans date-heure), le fichier éventuellement existant sera altéré.

Le groupe suivant permet de visualiser/programmer le(s) serveur(s) qui reçoivent les fichiers d'export produits et de définir de quelle manière les fichiers d'export (les rapports ne sont pas concernés) déposés sur ce(s) serveur(s) sont produits (nommage + gestion du contenu):

Note: pour utiliser un répertoire différent pour chaque type de rapport, vous pouvez créer des serveurs dont seuls le champ 'Répertoire' sera différent.

Exports périodiques différentiels

Les exports périodiques différentiels permettent d'obtenir à plusieurs reprises sur une journée des fichiers d'export contenant:

• les données crées ou modifiées depuis la précédente production de fichier (il n'y aura donc pas de fichier s'il n'y a pas de données correspondantes) pour les transactions, véhicules, conducteurs, opérateurs, évènements et préventifs

• la liste des données de type 'Stocks produits' et 'Index distributeurs'

Cette fonctionnalité permet d'interfacer un système DiaLOG avec un autre système d'informations par l'intermédiaire d'un dépôt de fichiers sur un serveur; on peut, par exemple, créer un fichier des transactions effectuées tous les quart d'heure et un état des stocks produits toute les heures.

Toutes les fonctionnalités et procédures décrites précédemment restent accessibles avec les différences suivantes:

• les exports supportés dans ce cadre sont limités (en tenant compte des paramètres fonctionnels) aux transactions, véhicules, conducteurs, opérateurs, préventifs, évènements, stocks produits, index distributeurs et comptes client.

• un seul export automatique périodique différentiel peut être défini pour chacun des types ci-dessus (Rappel: les données exportées restent librement définissables par l'intermédiaire du modèle)

• la périodicité de production ne peut être définie (avec une précision d'une minute) que dans le cadre d'une journée

• le fichier n'est pas produit lorsqu'il n'y a pas de données à exporter, y compris si le modèle référencé requiert les 'Titres de colonnes'.

• la production manuelle est impossible

• la durée de conservation des fichiers est définie en jours

La planification de production de ces exports se définit par l'intermédiaire des champs 'Planification heures' et 'Planification minutes', les deux étant combinés pour provoquer la production de l'export. La définition s'effectue soit en extension sous forme d'une liste (exemple: 'Minutes'= 0,15,30,45 donnera un déclenchement toutes les 15 minutes à la minute 0, 15, 30 et 45 des heures définies) ou en compréhension sous forme d'un intervalle avec la syntaxe '*/<intervalle>' (exemple: Heure= '*/2' donnera un déclenchement toutes les deux heures en tenant compte de la définition du champ 'Minutes).

Exemples de planification:

• Heures= */2 Minutes= 15 provoquera un déclenchement toutes les deux heures à la quinzième minute

• Heures= * Minutes= */5 provoquera un déclenchement toutes les cinq minutes

• Heures= 0,12 Minutes= */30 provoquera un déclenchement à 0H00, 0H30, 12H00 et 12H30

Import automatique de données

Lorsque le paramètre fonctionnel 'Importation de données' est positionné, cette fonction permet de programmer l'import périodique de définitions de véhicules et de conducteurs; les données à importer sont contenues dans des fichiers au format CSV placés sur un serveur où DiaLOG va les lire. Le format des fichiers (colonnes et format) doit être scrupuleusement respecté.

L'utilisation de cette fonction permet de tenir à jour en quasi temps réel la définition d'un parc de véhicules et des conducteurs: ajout de nouveaux véhicule/conducteurs, modification de leur caractéristiques, modification de leur état (interdiction, autorisation ou réforme).

Note: l'import peut également être commandé manuellement.

La planification des importation se définit par l'intermédiaire des champs 'Planification heures' et 'Planification minutes', les deux étant combinés pour provoquer l'importation. La définition s'effectue soit en extension sous forme d'une liste (exemple: 'Minutes'= 0,15,30,45 donnera un déclenchement toutes les 15 minutes à la minute 0, 15, 30 et 45 des heures définies) ou en compréhension sous forme d'un intervalle avec la syntaxe '*/<intervalle>' (exemple: Heure= '*/2' donnera un déclenchement toutes les deux heures en tenant compte de la définition du champ 'Minutes).

Exemples de planification:

• Heures= */2 Minutes= 15 provoquera un déclenchement toutes les deux heures à la quinzième minute

• Heures= * Minutes= */5 provoquera un déclenchement toutes les cinq minutes

• Heures= 0,12 Minutes= */30 provoquera un déclenchement à 0H00, 0H30, 12H00 et 12H30

Le groupe suivant permet d'effectuer une importation, avec un contenu du fichier considéré 'Partiel', en désignant directement ce fichier et le jeu de caractères utilisés; le choix du jeu de caractères déclenche l'importation.

Evènements

Cette fiche permet de modifier ou consulter les informations qui caractérisent un évènement.

Note 1: dans la liste seuls apparaissent les évènements qui correspondent à la configuration du système définie par les paramètres fonctionnels.

Note 2: hors mode de gestion simplifié des alertes, il est également possible de redéfinir des évènements 'Utilisateur' avec des caractéristiques différentes et une portée limitée.

Textes d'évènements

Cette fiche permet de créer, consulter et modifier les libellés d'évènements définissables par l'utilisateur. Ces libellés sont utilisés pour l'affichage sur serveur (journaux d'évènements d'exploitation et d'alertes et sur le tableau de bord) et les courriels.

DiaLOG dispose toujours d'un libellé par défaut qui n'est pas modifiable mais sera remplacé par les textes utilisateur définis en fonction de l'utilisation courante (affichage tableau de bord, courriel). C'est ce libellé par défaut qui est utilisé dans le journal d'évènements.

Les textes peuvent être définis pour chacune des utilisations et dans six langues (l'ordre pour les différentes utilisations est sans importance). C'est le texte dans la langue du destinataire qui sera utilisé et à défaut le texte défini avec la langue 1 (seul obligatoire).

• Pour inclure la référence de l'objet de l'évènement dans le libellé (par exemple la référence d'un distributeur), vous devez utiliser les deux caractères %s (deux caractères: symbole du pourcentage suivi de la lettre 's'). Par exemple: « Le distributeur %s est déconnecté » donnera pour le distributeur 'Pmp 1 (23)' (Pmp 1 du site 23) le libellé d'alarme « Le distributeur 'Pmp 1 (23)' est déconnecté ».

  Attention: Soyez vigilant à bien utiliser ces deux caractères et à ne pas les répéter.

Présentation de la gestion des évènements et alertes sur DiaLOG

Processus général

Lorsqu'un élément déclencheur survient, DiaLOG:

1. détermine l'évènement correspondant

2. détermine si l'évènement doit être déclenché

3. enregistre l'évènement déclenché dans le journal d'évènements

4. suite au déclenchement de l'évènement:

   1. détermine l'alerte correspondante (c'est à dire le traitement à effectuer pour cet évènement)

   2. enregistre systématiquement l'alerte dans le journal correspondant

   3. lorsque le traitement indiqué par l'alerte implique une diffusion de courriel(s), DiaLOG détermine les destinataires adéquats à partir de l'affectation(s) de ces derniers et du niveau de diffusion de l'alerte (par exemple pour une alerte de niveau site, une alarme liée à un site S sera diffusée vers le(s) destinataires affectés au site S ou au(x) groupe(s) de sites comportant le site S)

Comment DiaLOG détermine l'évènement à appliquer ?

En mode de gestion simplifiée des alertes, un seul événement est associé à un élément déclencheur (ceci n'est pas modifiable).

Comment DiaLOG détermine qu'un événement doit être déclenché ?

Un événement est potentiellement déclenchable suite à l'occurrence d'un élément déclencheur induit par:

• le fonctionnement des équipements matériels

• les actions véhicule/conducteur sur les sites

• les actions des opérateurs sur le serveur

• le fonctionnement général du système DiaLOG (exemple: actions automatiques, arrêt/lancement système, mise à jour logiciel, etc.)

Ces éléments sont prédéfinis et figés dans le logiciel. Par extension on considérera également la disparition d'évènement comme un événement (exemple: connexion versus déconnexion équipement). Ces événements peuvent être accompagnés d'informations complémentaires (caractéristiques associées à l'évènement) comme le site sur lequel ils surviennent et/ou le service concerné.

L'évènement sera ensuite déclenché si les conditions suivantes sont réunies:

1. l'évènement est autorisé (voir fiche de définition)

2. l'évènement figure dans la liste des évènements déclenchables de l'entité concernée OU dans la liste des évènements par défaut (voir 'Evènements par défaut')

3. dans le cas d'une disparition d'évènement: si le traitement de fin d'événement est autorisé (voir fiche de définition)

Suite au déclenchement d'un évènement, DiaLOG:

1. enregistre l'évènement dans le journal des évènements d'exploitation

2. détermine l'alerte correspondante c'est à dire le traitement qui doit être réalisé pour cet évènement.

Note: Lorsqu'un événement n'est pas déclenché, pour l'une des conditions ci-dessus, il n'est pas enregistré dans le journal des évènements d'exploitation.

Qu'est-ce que le mode de gestion simplifié des alertes ?

Ce mode (programmable dans les paramètres fonctionnels) interdit:

• la redéfinition des évènements (création d'évènement pour un site donné avec des caractéristiques de déclenchement spécifiques: délai, nombre d'occurrences): il n'y a donc qu'une seule définition d'évènement qui corresponde à un élément déclencheur

• toute application de période dans le cadre de la gestion des alertes

Note: actuellement seul ce mode est disponible.

Le schéma suivant résume le processus de traitement d'évènements/alertes sur DiaLOG:

Evènements par défaut

Cette fiche permet de consulter et modifier les évènements déclenchés par défaut, regroupés par type. Elle est accessible même en l'absence de gestion d'alertes (paramètre fonctionnel).

Les évènements par défaut sont ceux qui sont à priori déclenchables (dans la liste, seuls sont présentés ceux qui correspondent à la configuration système définie par les paramètres fonctionnels). Ils sont attribués lors de la création des entités auxquelles elles sont associées, à savoir:

• terminaux

• distributeurs

• portiers

• portique de lavage

• cuves

• contrôleurs de jauges

• jauges

• véhicules

• conducteurs

• opérateurs

• Lorsque la gestion d'alertes est configurée: les évènements par défaut peuvent être redéfinis au niveau de chaque entité concernée dans le champ 'Evènements déclenchables' (bouton 'Définir comme évènements par défaut') ou avec la fonction Administration/Evènements et alertes/Evènements par défaut. Pour les entités ci-dessus, l'utilisation des évènements par défaut est signalée dans la rubrique 'Evènements' par une coche dans la case 'Evènements par défaut' (première ligne).

• Lorsque la gestion d'alertes n'est pas configurée: les évènements par défaut ne sont pas modifiables par entité; seuls les évènements par défaut sont susceptibles d'être enregistrés dans le journal des évènements d'exploitation.

ATTENTION: lorsque les évènements par défaut d'une entité sont modifiés, tous les éléments de cette entité qui les utilisent (coche dans la case 'Evènements par défaut') sont affectés. Par exemple, si vous introduisez pour les véhicules 'Systématique' dans les évènements par défaut, un évènement sera déclenché lors de toute identification de véhicule utilisant les évènements déclenchables par défaut!

Alertes (traitement des évènements)

Sous DiaLOG, la définition d'une alerte permet de définir le traitement qui sera fait sur l'évènement qui a induit cette alerte.

Cette fiche permet de définir, modifier ou consulter les informations qui caractérisent une alerte.

Portée d'alerte

Une portée d'alerte permet de désigner des caractéristiques (site, service, type d'alarme) qui seront utilisées pour associer une alerte à un évènement. Les entités de portée peuvent être de type:

• groupe de sites

• site

• département

• service

• type d'alarme

• période (hors gestion simplifiée des alarmes)

Dans tous les cas, l'entité est désignée (groupe de sites, site, etc.); pour un type d'alarme, un évènement peut être spécifié.

Note: Les types 'groupe de sites' et 'département' sont de simples commodités offertes pour éviter de répéter les sites et services dans la liste.

Par exemple, si une unique alerte utilisateur AL comprend les entités 'Site=S2' et 'Type alarme=distributeur', une alarme relative au site S1 autre que de type 'distributeur' ne sera pas traitée par AL (mais par l'alerte par défaut puisque AL est unique). En revanche, une alerte de type 'distributeur' (pour tous sites) ou relative au site S2 sera traitée par AL.

Alerte (traitement des évènements)

Quel traitement des évènements peut être effectué par DiaLOG ?

Dans tous les cas, un évènement est enregistrée dans le journal dédié consultable avec la fonction 'Exploitation site/Alertes/Consultation'. Par ailleurs, il peut également être affichable sur le tableau de bord et/ou faire l'objet d'une diffusion par courriel(s) vers un ou plusieurs destinataires. Cette diffusion peut être immédiate ou différée suivant des critères horaire ou de nombre.

A quoi sert l'alerte par défaut ? Comment l'utiliser ?

DiaLOG définit automatiquement l'alerte 'Alerte par défaut' qui est utilisée en l'absence d'autre(s) alerte(s) ou si aucune ne peut être retenue pour l'évènement en cours de traitement (voir 'Comment DiaLOG détermine l'alerte qui correspond à un évènement'). Pour cette alerte par défaut, vous devrez éventuellement définir:

1. le traitement qui sera effectué (affichage/courriel)

2. la portée de ce traitement à partir du niveau des évènements

Comment DiaLOG détermine l'alerte qui correspond à un évènement ?

Une alerte est directement retenue lorsqu'elle est explicitement désignée avec l'évènement ET que le niveau de ce dernier est compris dans le filtrage de l'alerte.

Lorsque l'alerte n'est pas explicitement désignée avec l'évènement, DiaLOG la détermine automatiquement à partir:

du filtre sur le niveau d'évènement traité.

• ET des entités de filtrage de l'alerte: groupe de sites, site, département, service, type d'alarme et événement éventuellement, période misent en relation avec les caractéristiques de l'évènement (type d'évènement, site ou service concernés, moment où il se produit). Les critères liés à des entités différentes (exemple: site/type d'évènement) doivent tous être satisfaits (ET), tandis que seul un des critères liés à une même entité doit l'être (OU).

DiaLOG ne fait correspondre qu'une alerte (un traitement) à un évènement: lorsque plusieurs alertes répondent aux critères de choix liés à un évènement, un système de priorités cumulatives est appliqué dans l'ordre décroissant suivant: service, département, site, groupe de sites, événement, type d'évènement. Lorsqu'une période est définie (hors mode de gestion simplifiée des alertes), elle doit être satisfaite indépendamment des autres critères.

Si aucune alerte ne correspond à ces critères OU si la portée de l'alerte explicitement désignée avec l'évènement ne comprend pas le niveau de l'évènement traité, c'est l'alerte prédéfinie 'Alerte par défaut' qui sera utilisée mais toujours en respectant le filtre sur le niveau d'évènement.

Si aucune alerte n'est retenue, l'évènement sera simplement enregistré dans le journal d'alertes (donc sans affichage sur le tableau de bord et sans traitement de diffusion courriel).

Exemple 1: soit deux alertes différentes: A1 pour le site S et A2 pour le groupe G comprenant le site S. Un évènement relatif au site S sera traité par A1.

Exemple 2: soit deux alertes différentes: A1 pour le site S et A2 pour le site S ET le type d'évènement T. Un évènement de type T relatif au site S sera traité par A2.

Exemple 3: soit une alerte avec critère de filtrage sur Site S1, Site S2, Entité Cuve+Détection de livraison, Entité Cuve+Niveau alarme basse physique atteint. Un événement ' Niveau alarme basse physique atteint' sur site S1 sera traité par cette alerte, tandis qu'il ne le sera pas pour le site S3; un événement 'Niveau d'alarme eau atteint' sur site S2 ne sera pas traité par cette alarme.

Qu'est-ce que le niveau de diffusion défini avec l'alerte ?

Le niveau de diffusion défini avec l'alerte permet d'effectuer une sélection du/des destinataires à partir de leur(s) affectation(s).

Note: le niveau de diffusion ne doit pas être confondu avec le niveau défini dans le groupe 'Filtrage' qui permet de filtrer les événements traités.

Qu'est-ce qu'un acquittement d'alerte ?

Acquitter une alerte consiste, pour un opérateur, à introduire un message texte libre significatif de la prise en compte de cette alerte. L'acquittement peut être effectué depuis le tableau de bord (bouton 'Acquittement' dans colonne 'Acquittée' ou lien avec 'Alerte(s) à acquitter') ou avec la fonction Exploitation site/Alertes/Acquittement. Lors de cette opération, DiaLOG enregistre également la date-heure et la référence de l'opérateur.

Vous pouvez consulter les acquittements depuis le tableau de bord (pour les alertes encore affichées) dans la colonne 'Acquittée' ou avec la fonction 'Exploitation site/Alerte/Consultation en filtrant avec le critère 'Acquittée'= NON. Il n'est pas possible de modifier un acquittement d'alerte.

L'acquittement d'une alerte n'a aucune influence sur son traitement (diffusion éventuelle).

Note: l'acquittement ne concerne que les alertes qui font, entre autre(s), l'objet d'un affichage (traitement 'Affichage' dans l'alerte associée). Ce processus n'existe pas pour les courriels.

Destinataires

Les destinataires reçoivent les courriels émis dans le cadre du traitement des alertes et sont concernés uniquement pour la diffusion des courriels.

Affectation destinataire

Cette fiche permet de définir les entités affectées au destinataire dans le cadre des diffusions d'alertes (exemple: site X en semaine, service A et service B en permanence, site Y le samedi et le dimanche)

Comment DiaLOG détermine le(s) destinataire(s) d'une alerte ?

Les destinataires sont déterminés par mise en correspondance:

• d'une part de:

• l'évènement et ses éventuelles données associées (site ou service concernés)

• du niveau de diffusion de l'alerte associée

• d'autre part de/des affectation(s) des destinataires

Les affectations sont examinées successivement, une seule correspondance suffisant à désigner le destinataire. Le tableau suivant indique quelles sont les combinaisons qui donnent lieu à une désignation:

Niveau de diffusion de l'alerte	Affectation destinataires
Entreprise	Entreprise
	Groupe de sites (tous)
	Site (tous)
	Département (tous)
	Service (tous)
Site X	Entreprise
	Groupe de sites comprenant le site X (ou tous groupes)
	Site X (ou tous sites)
Service Y	Entreprise
	Département comprenant le service Y (ou tous département)
	Service Y (ou tous services)

Par commodité, les affectations peuvent être définies en utilisant les groupes de sites (ensemble de sites) et les départements (ensemble de services). L'affectation d'un destinataire définit les entités relatives aux alertes dont il sera destinataire (site et service), par exemple: le site S1, les sites du groupe de sites G, les services SVa et SVb, le département DA, etc.

Note : Pour une alarme, il peut y avoir aucun, un ou plusieurs destinataires (en dehors des copies et copies cachées pour les courriels) recevant chacun un courriel.

Comment est composé un courriel d'alerte?

Un courriel comprend:

1. un objet

2. un entête (ou préambule)

3. un corps

4. un pied

A l'exception du corps qui est produit automatiquement par DiaLOG, les autres éléments peuvent être définis librement, éventuellement dans plusieurs langues , soit au niveau site (pour un système mono-site) soit au niveau entreprise (système multisites) avec les fonctions Administration/Infrastructure/Entreprise ou Site. Si la langue requise (suivant destinataire) n'est pas présente, DiaLOG utilisera la première langue disponible (obligatoire.) dans la définition du texte

Si l'objet n'est pas redéfini, un texte par défaut ('Alerte DiaLOG') est utilisé (Note: lorsque l'évènement déclencheur est défini avec un niveau 'critique' cette mention est ajoutée à l'objet). En revanche, si le préambule et/ou le pied ne sont pas définis ils n'y en a pas dans le courriel.

Le corps du courriel comprend une ou plusieurs lignes pour une ou plusieurs alertes (les alertes multiples se rencontrent dans le cas du traitement en mode batch). Chaque ligne comprend:

1. la date-heure de déclenchement (qui ne correspond pas obligatoirement à celle de l'émission du courriel en cas de traitement en mode batch)

2. optionnellement la référence du site (système multisistes) et/ou du service concerné(s)

3. le libellé de l'évènement déclencheur avec entre quotes simples une information complémentaire qui précise l'entité concernée (référence de l'entité); dans certain cas, cette information inclura un lien sur un fichier directement téléchargeable. Lorsqu'il s'agit de la disparition d'un événement, la mention 'Fin' entre parenthèses est ajoutée. Le libellé de l'évènement peut lui-même être redéfini.

4. la référence numérique de l'évènement

Exemple:

2011-07-25 09:27:29: Site d'essai: Distributeur 'Pmp 6 GO' Détection défaut(s) lors auto-diagnostic (Fin) (Evènement n°202)

Un courriel peut être accompagné d'une ou plusieurs pièces jointes (exemple: rapport produit automatiquement).

Diagnostic des problèmes courants avec les évènements et alertes

• L'évènement « attendu » n'est pas déclenché (n'apparaît pas dans le journal):

  1. vérifiez sur sa fiche que l'évènement est bien autorisé

  2. vérifiez que l'évènement déclenché par défaut correspondant est bien positionné ou, le cas échéant, que les évènements déclenchés définis au niveau de l'entité en cause (exemple: véhicule) incluent bien cet évènement

  3. pour une fin d'évènement, vérifiez sur la fiche évènement que le traitement adéquat est bien autorisé

• L'alerte apparaît dans le journal mais pas sur le tableau de bord:

  1. vérifiez que l'alerte qui doit en assurer le traitement (entre autre 'Alerte par défaut'):

     • a bien un filtrage qui correspond au niveau de l'évènement (pour un niveau 'Normal', un événement 'Avertissement' ne sera pas traité)

     • effectue le traitement 'Affichage (tableau de bord)'

b. vérifiez, suivant la valeur du paramètre fonctionnel 'Nombre d'alertes affichées sur tableau de bord' que l'alerte attendue peut y être affichée (des alertes plus récentes peuvent être prioritaires)

c. vérifiez que le paramètre fonctionnel 'Nombre d'alertes affichées sur tableau de bord' n'est pas nul (aucun affichage dans ce cas)

• Le(s) destinataire(s) ne reçoive(nt) pas de courriel lorsqu'un alerte est déclenchée:

1. vérifiez qu'un/des destinataire(s) sont définis

2. vérifiez que le(s) destinataire(s) sont autorisés (ni interdit, ni réformé) et qu'ils ne subissent pas de restriction sur les dates (validité, péremption) et/ou la période

3. vérifiez que les coordonnées 'Courriel' du/des destinataire(s) sont définies et sont correctes (éventuellement faire des tests d'envoi avec les fonctions dédiées disponibles )

4. vérifiez que le(s) destinataire(s) ont bien l'affectation qui correspond

5. vérifiez, dans la définition de l'alerte, que le mode de diffusion des courriels est 'Immédiat'; sinon attendre que les conditions d'émission différée soient satisfaites

• C'est toujours 'Alerte par défaut' qui est utilisée pour le traitement d'un évènement: vérifiez qu'il existe bien une alerte qui puisse être associée à l'évènement en question (site, service, type d'alarme et période éventuellement)

• Tous les destinataires définis reçoivent les courriels: vérifiez que l'/les alerte(s) définie(s) n'ont pas un niveau de diffusion 'Entreprise' injustifié.

• Les destinataires affectés à un site (resp. service) ne reçoivent pas (toujours) les alertes: vérifiez que les rattachements au(x) site(s) (resp. service(s)) sont bien présents, en particulier pour les véhicules et conducteurs. Si tel n'est pas le cas, DiaLOG ne pourra pas déterminer à quel site (resp. service) l'évènement est rattaché et donc vers quel destinataire diffuser.

Purge transactions

Cette séquence offre un enchaînement de fonctions qui permettent d'effectuer la suppression des transactions jugées inutiles à conserver dans la base de données, ainsi que celle, éventuelle, des véhicules/conducteurs réformés. La séquence n'est accessible qu'aux opérateurs possédant le droit 'Administration' (et la fonction 'Maintenance' de la liste correspondante s'il y a lieu).

ATTENTION: les données sont physiquement supprimées de la base de données, contrairement au simple marquage effectué par la fonction « Supprimer » qui accompagne une fiche transaction.

Depuis le tableau de bord, l'appel de la séquence n'est possible que lorsque le taux d'occupation mémoire est supérieur à un seuil fixé dans les paramètres fonctionnels (80% par défaut); depuis le menu 'Administration' l'appel est possible quel que soit le taux d'occupation.

La séquence complète comprend les 4 étapes suivantes:

1. éventuellement, la sauvegarde complète de la base de données sur un support amovible (clef USB)

2. l'export des données des transactions que vous souhaitez supprimer

3. la suppression effective de ces transactions (cette étape impose un export préalable)

4. éventuellement, la suppression des véhicules et/ou conducteurs réformés pour lesquels il n'existe plus de transactions dans la base de données

Le(s) fichier(s) d'export produit(s) durant l'étape 2 peuvent être utilisés le cas échéant pour effectuer des traitements sur les transactions désormais absentes de la base de données DiaLOG.

Export des données transactions à supprimer

Le filtre permet de définir quels sont les transactions qui seront exportées et donc supprimées lors de l'étape suivante (si elle est validée). La définition de ce filtre doit en conséquence être effectuée avec soin afin de ne pas détruire des transactions dont la présence serait indispensable dans certains cadres comptables (exemple: récupération de la TICPE en France, Gasoleo Profesional en Espagne). Suite à la production du fichier, vous devez demander le transfert du fichier sur l'ordinateur qui héberge le navigateur que vous utilisez pour vous connecter sur le logiciel et assurer la sauvegarde de ce fichier (non prise en charge par DiaLOG).

Le fait d'exporter n'induit pas la suppression automatique: celle-ci doit être explicitement demandée, mais s'effectuera à partir du filtre défini pour le dernier export effectué dans le cadre de cette séquence.

Cette étape peut être répétée si la composition du filtre n'est pas jugée correcte.

Attention: il vous appartient de vérifier que cette opération s'est correctement déroulée avant de passer à l'étape suivante (suppression des transactions).

Suppression des données transaction

Lorsque la suppression est activée, elle s'effectue en utilisant directement (sans possibilité de modification) le filtre qui a été défini durant l'étape d'export précédente: cette étape est donc obligatoire avant suppression (sans export préalable, la suppression est interdite par DiaLOG).

Si besoin, il est possible d'effectuer plusieurs cycles export+suppression (étapes 2 et 3) en utilisant des filtres différents (par exemple par catégorie de véhicules).

Suppression des véhicules et/ou conducteurs réformés

Cette fonction permet de supprimer TOUS les véhicules et/ou conducteurs réformés pour lesquels il n'existe plus de transaction dans la base de données. Au fur et à mesure de leur suppression, tous les éléments de la base de données qui leur sont rattachés sont également supprimés (exemple: conducteur dans groupe(s) de conducteurs).

Si besoin, cette fonction peut être activée directement en passant les étapes précédentes (touche 'Suite'). Cette opération doit être effectuée avec précaution car les caractéristiques de véhicules réformés peuvent être nécessaires à l'établissement de certains documents (exemple: récupération de TICPE en France).

Mise à jour logicielle

Note : dans le cas d'une installation conforme MID, la mise à jour du logiciel ne peut être réalisée que par un technicien habilité et ne peut pas être effectuée depuis l'interface de gestion. Cette fonction n'apparaît donc pas.

Il est possible de mettre à jour le logiciel du système DiaLOG depuis l'interface de gestion.

La version installée est visible en bas de chaque écran de gestion.

Dans un premier temps, il faut sélectionner l'emplacement sur votre PC du fichier de mise à jour. Ce fichier est normalement nommé « aVVVVVVV.ins », avec VVVVVV qui représente la version de la mise à jour.

Une fois l'emplacement indiqué, il faut cliquer sur le bouton « Transfert » pour lancer la copie du fichier de votre PC, vers le système DiaLOG.

Ce transfert peut durer quelques minutes, il faut attendre son achèvement.

Lorsque le transfert est terminé, DiaLOG vérifie l'intégrité du fichier et la version qu'il contient.

Une mise à jour avec une version antérieure à celle qui est déjà installée sera refusée.

L'installation proprement dite est lancée suite à ces contrôles.

Lorsque l'installation est terminée, il est nécessaire de revenir à l'écran d'identification.

Tous les terminaux vont détecter cette mise à jour, et vont eux-même déclencher leur propre mise à jour. Ce processus prend quelques minutes.

Tant qu'un terminal ne s'est pas mis à jour il reste hors service.

Critères de filtrage

Les critères de filtrage peuvent être associés aux véhicules, conducteurs, opérateurs et modèles de préventif. Ils sont utilisables uniquement dans le cadre de la production manuelle ou automatique des rapports et exports mais n'interfèrent absolument pas avec la fonctionnalité du système DiaLOG. Ils permettent de définir une information libre (sa référence) qui sera utilisée lors des productions précitées, par exemple: 'Véhicule à boite automatique', 'Conducteur intérimaire', etc.

Cette fiche permet de définir, modifier ou consulter les informations qui caractérisent un critère de filtrage.

Note: un critère ne peut être supprimé que lorsqu'il n'est plus référencé.

Serveurs

Cette fiche permet de définir, modifier ou consulter les informations qui caractérisent un serveur.

Définition
Référence		Référence à définir
Commentaire
Autorisé	OUI
	NON	Aucun dépôt ne sera effectué sur ce serveur
Type de serveur	FTP
	WindowsShare
Serveur de copie de sauvegarde BD		Pour information (lecture seule): la configuration s'effectue dans la fonction 'Maintenance/Sauvegarde BD' au niveau Administration.
Serveur		Adresse IP (ou nom de la machine: impose la présence d'un DNS)
Numéro de port		Présent uniquement pour FTP (par défaut: 21)
Nom du partage		Présent uniquement pour 'WindowsShare'. ATTENTION: si nécessaire, utiliser le caractère '/' (slash) en lieu et place du caractère '\' (anti-slash)
Répertoire		Répertoire utilisé sur le serveur (après montage ou connexion FTP). Sera créé si besoin. Exemple: /Dial_Rapport/Mensuel. ATTENTION: si nécessaire, utiliser le caractère '/' (slash) pour séparer les répertoires.
Utilisateur		ATTENTION: pour un serveur type WindowsShare - si un domaine est défini, il doit précéder le nom d'utilisateur dont il est séparé par le caractère '/' (slash) - si un groupe de travail est défini, il doit précéder le nom d'utilisateur dont il est séparé par le caractère '/' (slash)
Mot de passe		Pour assurer la confidentialité, les caractères introduits sont remplacés par un masque.
Confirmation mot de passe		Pour changer le mot de passe, introduisez ici le nouveau mot de passe préalablement défini ci-dessus. Le changement sera refusé si les deux copies ne sont pas identiques et l'ancien mot de passe sera conservé; dans le cas contraire le nouveau mot de passe sera enregistré. Note: le mot de passe ne peut excéder 100 caractères.